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Proteger su negocio después de Covid-19

A medida que la pandemia comienza a desvanecerse y se ponen en práctica las directrices de regreso al trabajo, debe considerar cómo puede proteger los activos de su empresa de la responsabilidad post pandémica. Como es la mejor práctica, siga al pie de la letra los requisitos de la OSHA para los propietarios de pequeñas empresas e implemente formas de rastrear los brotes de COVID-19 entre sus empleados.

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Planificación de la herencia post pandemia

Para los propietarios de empresas, la planificación de su patrimonio es una maniobra crítica de protección de activos. La planificación de la sucesión implica mucho más que testamentos y fideicomisos; los planes de sucesión eficaces proporcionan disposiciones esenciales que permiten a los socios de confianza gestionar su negocio en caso de incapacidad o muerte. En pocas palabras, un plan de sucesión adecuado es la clave para proteger un negocio a través de generaciones.

En un mundo post pandémico, su plan de sucesión debe incluir:

• Testamento y fideicomiso: El testamento y el fideicomiso constituyen la parte más crucial de un plan patrimonial adecuado. Un testamento puede garantizar que sus bienes se distribuyan de acuerdo con sus deseos tras su fallecimiento, y un fideicomiso puede proteger sus bienes del peso de los impuestos sobre el patrimonio o de las batallas legales.
• Poder notarial duradero: La redacción de un poder notarial (POA) garantiza que usted pueda elegir quién se encargará de ejecutar su testamento en caso de que usted quede incapacitado para hacerlo. Si su plan de sucesión no incluye un poder notarial, el tribunal elegirá a alguien en su nombre, y puede que no comparta la visión que usted tiene de su patrimonio.
• Poder de asistencia sanitaria: Comúnmente abreviado como HCPA, esto normalmente pone a un cónyuge o miembro de la familia a cargo de todas las decisiones relacionadas con la atención médica en su nombre. Por lo general, un HCPA se invoca si usted queda incapacitado.
• Designación de beneficiarios: La designación de un beneficiario permitirá poner a alguien a cargo de sus activos y posesiones que no estén dictados en su testamento. Los beneficiarios nombrados deben ser mayores de 21 años y deben ser considerados mentalmente competentes.
• Designaciones de tutoría: Si tiene hijos pequeños o piensa tenerlos en el futuro, la designación de un tutor es esencial a la hora de planificar su patrimonio. En caso de que usted fallezca o quede incapacitado, el tutor designado criará a sus hijos en su lugar. Es esencial designar a un tutor con el que se sienta cómodo criando a sus hijos. Si no se nombra un tutor, los tribunales decidirán quién obtiene la tutoría.

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• ¿Qué es el presupuesto de base cero?
• Ejemplo del presupuesto de base cero
• ¿Cuáles son las ventajas del presupuesto de base cero?
• ¿Cuáles son las desventajas del presupuesto de base cero?
• Cómo iniciar el presupuesto de base cero
• El renacimiento del presupuesto basado en cero
• ¿Es el presupuesto de base cero adecuada para su empresa?

¿Qué es el presupuesto de base cero?

El presupuesto de base cero también conocido como presupuestación de base cero es una filosofía presupuestaria que implica destinar exactamente el 100% de los ingresos a cubrir los gastos. El nombre proviene del principio básico de esta filosofía: al final de cada periodo presupuestario, el total de ingresos menos el total de gastos debe ser igual a cero.

El presupuesto basado en cero ofrece una alternativa a la presupuestación tradicional, que exige incrementos sobre los presupuestos anteriores. Los presupuestos tradicionales, o presupuestos por partidas, tienden a quedarse cortos porque se centran principalmente en los nuevos gastos. La presupuestación basada en cero, sin embargo, cambia el paradigma, de modo que es necesario justificar cada uno de los gastos con cada nuevo periodo presupuestario. El resultado de esta necesidad añadida de justificación es un presupuesto más informado y menos cargado de gastos.

Hay cinco características fundamentales que distinguen al presupuesto de base cero:

1. Dentro de una organización, todos los niveles participan en el proceso de toma de decisiones.
   
2. Los elementos se desglosan en “unidades de negocio”.
3. A cada unidad se le asigna un valor (el costo en que incurrirá) que debe justificar para elaborar el presupuesto final.
4. Las unidades se evalúan además en función de su alineación con los objetivos corporativos.
5. El presupuesto debe ser flexible y permitir ajustes instantáneos, si es necesario.

La razón de utilizar unidades de negocio en lugar de departamentos es que la filosofía del presupuesto basado en cero hace hincapié en las actividades generadoras de ingresos en lugar de los departamentos operativos.

Ejemplo de presupuesto de base cero

A modo de ejemplo, veamos una pequeña empresa de alquiler de automóviles. Tras la devolución de cada vehículo alquilado, hay que limpiar su interior. Esta empresa ha estado contratando esta tarea a una empresa de limpieza privada durante los últimos cinco años.

Después de aplicar la filosofía del presupuesto basado en cero, el propietario de la empresa examina los gastos recurrentes más antiguos para recortar un poco de gasto y llegar al cero neto. Después de analizar sus estados financieros, descubre que el contratista ha aumentado su tarifa un 3% cada año y que, con la tarifa actual, sería más barato contratar a un limpiador interno a tiempo completo.

Aquí es donde brilla la presupuestación basada en cero; los gastos antiguos, como los costos de inicio, tienden a pasar desapercibidos cuando se elabora un presupuesto tradicional. La sobre presupuestación es muy común, y si no se aborda la sobre presupuestación anterior, la inflación del presupuesto puede multiplicarse con cada revisión incremental.

¿Cuáles son las ventajas del presupuesto de base cero?

Como se ha mencionado anteriormente, el presupuesto de base cero proporciona a los empresarios la perspectiva necesaria para recortar los gastos antiguos e innecesarios y reasignar estos fondos a elementos más rentables. Además, la presupuestación de base cero favorece una mayor flexibilidad presupuestaria, ya que menos dinero se queda atado a la antigua inflación del presupuesto.

La presupuestación de base cero es también una opción natural para las empresas en crecimiento. Muchos empresarios se dan cuenta de que, a medida que su empresa crece, los gastos superan a los ingresos, y la brecha se amplía a medida que el crecimiento continúa. El compromiso de mantener un presupuesto de base cero permitirá un crecimiento controlado sin cargar a la empresa con deudas.

¿Cuáles son las desventajas del presupuesto de base cero?

La presupuestación de base cero no está exenta de desventajas. Por ejemplo, la elaboración de un presupuesto basado en cero requiere mucho tiempo y es ardua. Sin la debida prudencia, puede convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo recurrente para los contadores.

Además, algunos pueden argumentar que un presupuesto de base cero es una herramienta de poca visión de futuro. Al fin y al cabo, favorece la reasignación de fondos a elementos actualmente rentables. Si su empresa está cambiando constantemente sus gastos para atender necesidades momentáneas, puede resultar ineficaz o incluso oscurecer su visión a largo plazo.

La presupuestación basada en cero sólo funciona si el presupuesto lo elaboran quienes tienen en cuenta los intereses de la empresa. Es posible que alguien se invente la justificación de un proyecto favorito para sobre asignar fondos a ese proyecto.

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Cómo iniciar el presupuesto de base cero

Si está pensando en implantar la presupuestación de base cero en su empresa, primero debe evaluar si es el paso correcto para usted en este momento. Consulte con su contador o considere lo siguiente:

•     ¿Tengo el tiempo y los recursos necesarios para establecer un presupuesto de base cero a intervalos regulares?
•     ¿Confío en la persona que establece el presupuesto?
•     ¿Existen oportunidades para redistribuir el gasto antiguo a nuevos elementos?

Si su respuesta es sí a las tres, entonces puede valer la pena establecer un presupuesto basado en cero. Si todavía no está seguro, considere la posibilidad de elaborar un presupuesto tradicional por el momento. Si sus gastos son mayores que sus ingresos previstos, o si quiere gastar más en nuevos artículos de lo que le permite su presupuesto, considere la posibilidad de optar por el presupuesto de base cero.

Después de decidir establecer un presupuesto de base cero, siga estos tres pasos para prepararse para lo que viene después:

1. Averigüe sus ingresos para saber exactamente con qué está trabajando.
2. Mire los estados financieros anteriores para prever sus gastos.
3. Clasifique estos gastos y ordénelos en una jerarquía por prioridad.

 Una vez que haya terminado, puede comenzar a elaborar su presupuesto de base cero usted mismo o con la ayuda de un contador especializado en startups o en empresas pequeñas.

El renacimiento del presupuesto basado en cero

En la era de hoy, la cual está altamente enfocada en la tecnología, el presupuesto basado en cero ha experimentado una especie de renacimiento. La proliferación de depósitos de datos centralizados para las finanzas ha permitido una mayor transparencia durante las negociaciones presupuestarias. Además, los avances en el análisis de datos han permitido realizar estimaciones presupuestarias más precisas. Estos avances favorecen la elaboración de mejores presupuestos de base cero que ahorran más dinero que nunca.

¿Es este presupuesto adecuado para su empresa?

La respuesta es tal vez. Al igual que la mayoría de las decisiones empresariales, la filosofía del presupuesto basado en cero debe considerarse antes de aplicarla. Al tomar cualquier decisión que pueda tener un impacto significativo en el futuro financiero de su negocio, siempre es una buena idea consultar a un contador profesional. Regístrese para una consulta con FinancePal hoy para hablar de sus opciones con uno de nuestros expertos contadores de pequeñas empresas.

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