Lectura adicional: Impuestos para pequeñas empresas

¿Qué son los impuestos sobre la nómina?

En pocas palabras, el impuesto sobre las nóminas es un impuesto que el empresario retiene del sueldo, el salario o las propinas del empleado. El empresario remite entonces la cantidad retenida al gobierno en nombre de sus empleados.

En Estados Unidos, hay cuatro principales tipos de impuestos sobre las nóminas:

• Medicare 

Los impuestos sobre la nómina que se pagan a Medicare se desvían a dos fondos fiduciarios distintos. El primer fondo se conoce como Fondo Fiduciario del Seguro de Hospitalización. El segundo fondo es el Fondo Fiduciario del Seguro Médico Suplementario,

Antes de conocer la función de cada fondo fiduciario, es importante reconocer que Medicare está dividido en cuatro partes diferentes, cada una de las cuales ayuda con diferentes tipos de costos médicos. Estas partes se conocen como A, B, C o D.

–           La Parte A de Medicare ayuda a pagar la atención hospitalaria, la atención de enfermería especializada para pacientes internados y, en algunos casos, la atención domiciliaria.

–           La Parte B de Medicare ayuda a pagar los costos de los servicios médicos, como pruebas de laboratorio y exámenes, atención ambulatoria, radiografías, servicio de ambulancia y más.

–           La Parte C de Medicare ayuda a pagar los costos de los hospitales, centros y servicios médicos, pero los impuestos sobre los salarios no se pagan en la Parte C. Los planes de la Parte C sólo están disponibles a través de compañías de seguros privadas.

–           La Parte D de Medicare ayuda a pagar los medicamentos recetados.

El Fondo Fiduciario del Seguro Hospitalario paga la Parte A de Medicare y las tarifas de administración asociadas. El Fondo Fiduciario del Seguro Médico Suplementario ayuda a pagar las Partes B y D de Medicare y otros costos de administración del programa Medicare.

• Seguro Social

El Seguro Social se aprobó en 1935 para proporcionar una red de seguridad a los jubilados y discapacitados. La Ley del Seguro Social de 1935 preveía una exención para las personas con altos ingresos, pero esta exención ha sido sustituida por un límite que sube y baja en función de los salarios. Este límite se denomina Límite de la Base Salarial.

Al igual que en el caso de Medicare, todos los fondos pagados al Seguro Social se desvían a dos fondos fiduciarios diferentes. El primero es el Fondo Fiduciario del Seguro de Vejez y Supervivientes (OASI), que paga las prestaciones de jubilación y supervivencia. El segundo fondo del Seguro Social es el Fondo Fiduciario del Seguro de Invalidez, que cubre las prestaciones de invalidez. Estos fondos son gestionados por el Secretario de Tesorería, el Secretario de Trabajo, el Secretario de Salud y Servicios Humanos, el Comisionado del Seguro Social y dos fideicomisarios públicos.

• Desempleo federal

La Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA) impone un impuesto federal a los empleadores que se utiliza para ayudar a financiar las agencias estatales de mano de obra. La FUTA cubre una parte del costo de la administración del seguro de desempleo y de los programas de servicios de empleo. También proporciona un fondo del que los estados pueden tomar prestado, si es necesario, para proporcionar beneficios de desempleo.

Los empresarios pagan el impuesto federal de desempleo; el IRS establece explícitamente que los empresarios no pueden deducir este costo de sus empleados.

• Impuesto federal sobre los ingresos

El impuesto federal sobre los ingresos es un impuesto progresivo que se aplica a los sueldos, salarios o propinas de los empleados. La mayoría de los empleadores deducen los pagos del impuesto sobre los ingresos federales.

Las contribuciones a Medicare y al Seguro Social constituyen la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA). Los empleados pagan los impuestos al Seguro Social y a Medicare a través de deducciones en la nómina.

El empleado paga un impuesto del 6,2% para los gastos del Seguro Social y del 1,45% para Medicare. El empresario debe igualar la deducción y enviar el importe total al IRS. Los trabajadores autónomos pagan el 15,3% de su salario, que incluye tanto la parte del impuesto que paga el empresario como la que paga el empleado.

¿De cuánto son los impuestos sobre la nómina?

Seguro Social y Medicare

Tanto para el empresario como para el trabajador, la tasa de impuestos actual del Seguro Social es del 6,2%. Estas suman un total del 12,4%. Las tasas actuales para Medicare son del 1,45% tanto para el empresario como para el empleado, sumando un total del 2,9%. Las tasas son iguales porque, por ley, los empleadores deben igualar las contribuciones FICA.

Si es propietario único o dirige un negocio sin empleados, debe pagar el impuesto sobre los ingresos de los trabajadores autónomos. Este impuesto se calcula a una tasa del 15,3%, que equivale a la suma de la parte correspondiente a la empresa del Seguro Social y de Medicare.

Impuesto adicional de Medicare

Según el IRS, el Impuesto Adicional de Medicare se aplica a los salarios de Medicare de un individuo que superan una cantidad límite basada en el estado de declaración del contribuyente. Los empleadores son responsables de retener el 0,9% del Impuesto Adicional de Medicare sobre los salarios de una persona que gana más de $200.000 por año, sin tener en cuenta el estado de declaración. El empleador debe comenzar a retener el Impuesto Adicional de Medicare en el período de pago en el que paga salarios superiores a $200,000 a un empleado y continuar reteniéndolo en cada período de pago hasta el final del año calendario. A diferencia de lo que ocurre con el Seguro Social o con el Medicare básico, el empresario no está obligado a igualar las contribuciones del empleado al impuesto adicional de Medicare.

Límites de la base salarial

El Límite de la Base Salarial es el mencionado límite de ingresos del Seguro Social; el límite de la base salarial es el salario máximo que está sujeto al impuesto para ese año. La base es de $137.700 para todos los ingresos en 2020.

No hay límite de base salarial para el impuesto de Medicare, ya que todos los salarios cubiertos están sujetos al impuesto de Medicare.

Impuesto de desempleo (FUTA)

El tipo total al que se aplica el FUTA es del 6,0%. Sin embargo, la mayoría de los estados tienen un crédito del 5,4%. Esto reduce la tasa al 0,6%.

Impuesto federal sobre los ingresos

Existen dos métodos de retención de impuestos para determinar cuánto retener para el impuesto federal sobre los ingresos: el porcentaje y el tramo salarial. Utilice la información del formulario W-4 del empleado, así como su salario semanal y la frecuencia para calcular su deducción del impuesto sobre los ingresos federales.

Impuestos sobre la nómina e impuestos sobre los ingresos

Muchas personas no comprenden del todo la diferencia entre los impuestos sobre las nóminas y los impuestos sobre los ingresos. Sin embargo, es esencial que los empresarios se familiaricen con las similitudes y diferencias.

Para empezar, a diferencia del impuesto sobre las nóminas, el impuesto sobre los ingresos federal no se calcula con un tipo fijo único. Por el contrario, se aplica una tasa impositiva progresiva. El salario y la frecuencia de la paga de un empleado influyen en la cuantía del impuesto sobre los ingresos. Esta cantidad se basa en la información del formulario W-4 de un empleado, como el estado de declaración, los dependientes y las solicitudes de retenciones adicionales. Cuando se contrata por primera vez a un nuevo empleado, éste debe llenar el formulario W-4, Certificado de Retención del Empleado.

La principal diferencia entre el impuesto federal sobre los ingresos y el impuesto sobre la nómina es que el impuesto federal sobre los ingresos se destina al fondo general del gobierno para servicios públicos como la defensa, la educación, el servicio postal y el transporte. Los impuestos FICA sólo financian el Seguro Social y el programa Medicare.

El impuesto sobre los ingresos estatal funciona de forma similar al impuesto federal sobre los ingresos. Si existe un impuesto estatal sobre los ingresos, usted entregará a su empleado un formulario de retención del impuesto estatal sobre los ingresos. El impuesto sobre los ingresos del estado puede ser de tasa fija o progresiva.

Además del impuesto federal sobre la nómina, los empresarios también son responsables de remitir el impuesto estatal sobre la nómina y los ingresos en nombre de sus empleados.

Por debajo del nivel federal, las normas del impuesto sobre las nóminas difieren de un estado a otro. Para ayudar a los contribuyentes a acceder a la información correspondiente a sus estados, la Federación de Administradores Tributarios publicó una lista de la autoridad tributaria de cada estado.

¿Quién paga los impuestos sobre la nómina?

A simple vista, parece que el trabajador y el empresario se dividen la factura del impuesto sobre las nóminas. Hay que discutir cuánto contribuye realmente cada parte debido a que la incidencia fiscal se ve más afectada por los mercados que por las leyes. Algunos argumentan que el concepto económico de la elasticidad relativa de los precios hace que la carga recaiga más en el empleado que en el empresario. Pero si usted dirige una empresa, estas tonterías no importan. Es su responsabilidad, como empresario, tener las nóminas bien configuradas y en orden, a no ser que las externalice a un tercero, como hacen muchas empresas.

¿Puedo externalizar mi nómina?

Tener las nóminas en orden es imprescindible para cualquier empresario. Sin embargo, también puede ser tedioso, complicado y llevar mucho tiempo, especialmente para las empresas más pequeñas. Además, el IRS puede ser implacable cuando se trata de errores: presentar los impuestos sobre las nóminas un solo día después de la fecha límite conlleva una multa del 2%. Estas multas pueden llegar a ser un 15%.

Afortunadamente, la externalización de las nóminas a una empresa externa es un proceso bastante sencillo y gratificante que permite a los empresarios dedicar menos tiempo a preocuparse por los libros y más a dirigir su negocio. Cada día hay más gente que se pasa a la externalización de los servicios de nóminas de las pequeñas empresas.

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La nómina certificada es una subcategoría de las responsabilidades de nómina de un contratista. La nómina certificada debe ser presentada por las empresas, normalmente contratistas, que trabajan en proyectos contratados por el gobierno. Aunque pueda parecer un proceso de nóminas general, en realidad es un poco más complicado, ya que hay salarios específicos que deben pagarse y un proceso de presentación de formularios semanales al que debe adherirse.

Pero no se preocupe, puede utilizar esta guía para comprender mejor sus obligaciones en materia de nóminas certificadas. De este modo, podrá asegurarse de que siga en cumplimiento, de que le paga a sus trabajadores salarios justos y de que se prepara para el éxito cuando se enfrente a futuros proyectos financiados por el gobierno. Si acaba de introducirse en el concepto de nómina certificada, lea esta guía de principio a fin; o vaya directamente a las preguntas específicas que tenga utilizando los enlaces siguientes:

• ¿Qué es la nómina certificada?
• ¿Qué es la nómina certificada para el salario prevaleciente?
  • ¿Cuál es la diferencia entre el salario prevaleciente y la nómina certificada?
  • ¿Cómo se calcula la nómina certificada?
• ¿Cómo reporto la nómina certificada?
  • ¿Cómo se ve un reporte de nómina certificada?
  • ¿A dónde envío los reportes de nómina certificada?
  • ¿Cuánto tiempo tiene que conservar los registros de nómina certificada del DIR?
• Cómo Calcular los beneficios adicionales para la nómina certificada
• ¿Quién está exento de la nómina certificada?
  • ¿Debo incluir a los subcontratistas en mi reporte de nómina certificada?
• ¿Por qué es importante el reporte correcto de la nómina certificada?
  • Errores a evitar al completar la nómina certificada
• Aborde a la nómina certificada con confianza

¿Qué es la nómina certificada?

La nómina certificada es un reporte de nómina semanal que una empresa debe presentar para proyectos financiados (o asistidos) por el gobierno, como los trabajos contratados por el gobierno y los proyectos de obras públicas que superen los $2,000. Los empresarios deben presentar nóminas certificadas en nombre de todos los empleados que trabajan en este tipo de proyectos. El reporte de la nómina certificada incluye:

• Salario.
• Horas trabajadas.
• Tipo de trabajo realizado.
• Prestaciones a las que tiene derecho el trabajador.

Las nóminas certificadas son un aspecto de la contabilidad de la construcción que puede resultar especialmente confuso para los propietarios de pequeñas empresas. Para ayudarle a comprender mejor este concepto, vamos a adentrarnos en los fundamentos de la nómina certificada.

¿Qué es la nómina certificada para el salario prevaleciente?

Las nóminas certificadas se exigen como medio para proporcionar a las entidades gubernamentales un desglose detallado del trabajo realizado y de la paga proporcionada a los empleados. Esto se hace para garantizar que los contratistas estén pagándole a sus empleados el salario local prevaleciente.  

El salario prevaleciente se instituyó para proteger a los trabajadores asegurando que se les compense de manera justa y a una tasa similar a la que se les pagaría por un trabajo similar. Hay una serie de factores que determinan el salario vigente, siendo los dos más importantes la ubicación (concretamente, el condado en el que se realiza el trabajo) y el tipo de trabajo (la remuneración debe ser comparable a la de trabajos similares). Por ello, el salario vigente suele variar de condado a condado.

¿Cuál es la diferencia entre el salario prevaleciente y la nómina certificada?

La Ley Davis-Bacon y otras leyes relacionadas establecieron una legislación de equidad laboral, que incluía el sistema de salario prevaleciente y la nómina certificada. El salario prevaleciente es la tasa de pago por hora que se utiliza para completar la nómina certificada.

¿Cómo se calcula la nómina certificada?

La nómina certificada se calcula sobre la base del salario prevaleciente, que se considera la tarifa estándar para un contrato gubernamental en ese condado. Para determinar el salario prevaleciente, se consideran los siguientes factores (basados en las normas locales):

• Clasificación del trabajo (hay muchos puestos diferentes que pueden trabajar en el mismo proyecto gubernamental).
• El salario básico por hora (puede utilizar este directorio de determinación de salarios para buscar en su condado)./span>
• Beneficios típicos del puesto.
• Horas extras previstas.

Una vez que haya calculado los salarios adecuados, deberá restar las deducciones, como las deducciones sindicales así como los impuestos estatales y federales, lo que le dará el salario neto de ese empleado. Repita este proceso para cada empleado al completar la nómina certificada para esa semana del proyecto (recordatorio: la nómina certificada se reporta semanalmente).

¿Cómo reporto la nómina certificada?

El establecimiento de las nóminas es un reto común para las pequeñas empresas, y este proceso sólo se vuelve más complejo si, además, tiene que calcular las nóminas certificadas. No se preocupe si se siente abrumado: le explicaremos cómo informar sobre las nóminas certificadas, para que pueda completar este proceso esencial y asegurarse de que cumple con los requisitos cuando trabaja en proyectos gubernamentales.

Estas son algunas de las pautas que hay que seguir a la hora de reportar las nóminas certificadas:

• La nómina certificada debe presentarse semanalmente (la mejor práctica es presentarla semanalmente para que corresponda con la paga).
• La nómina certificada se presenta mediante el formulario federal WH-347 (se utiliza un formulario para todos los trabajadores del proyecto).
• Puede encontrar el ID del proyecto DIR (o el “PWC-100”) para el proyecto de obras públicas utilizando la base de datos de proyectos de obras públicas del DIR de su estado (normalmente se encuentra en su sitio web).
• Como propietario de la empresa, también debe firmar una declaración de cumplimiento (indicando que está reportando la nómina con precisión y pagando a los trabajadores de manera justa).

Además de estos datos específicos de la nómina certificada por el DIR, tendrá que incluir la información básica de la nómina como los números de Seguro Social de los trabajadores, el nombre del contratista (los datos de su empresa) y el período de la nómina.

¿Cómo se ve un reporte de nómina certificada?

He aquí un ejemplo de lo que es el informe de nómina certificada, conocido como formulario WH-347:

Como puede ver, una vez que conozca los componentes básicos de la nómina certificada, es bastante sencillo rellenar el formulario para cada uno de los empleados que trabajan en el proyecto.

¿A dónde envío los reportes de nómina certificada?

Usted necesitará presentar reportes de nómina certificados al Comisionado Laboral usando the DIR’s usando el sistema en línea del DIR (Departamento de Relaciones Industriales). Puede subir el formulario WH-347 completado o puede llenarlo digitalmente y enviarlo a través de su sistema.

¿Cuánto tiempo tiene que conservar los registros de nómina certificada del DIR?

Deberá conservar los registros de nóminas certificados durante tres años. Para obtener más orientación sobre la conservación de registros de nóminas certificados para proyectos federales, consulte el código de conservación de registros de contratistas.

Cómo calcular los beneficios adicionales para la nómina certificada

Cuando trabajan en proyectos relacionados con el gobierno, los empleados pueden recibir un salario o una combinación de salarios y prestaciones complementarias. Las prestaciones complementarias incluyen todo lo que se proporciona además de la remuneración básica (el salario prevaleciente que se paga a los trabajadores por hora). 

Las prestaciones complementarias pueden ser beneficios como la asistencia sanitaria, el tiempo libre remunerado y otras prestaciones laborales tradicionales, o pueden pagarse en efectivo. En el caso de los contratos de construcción, este suele ser el caso. Cuando se pagan los beneficios adicionales en efectivo, este pago adicional por hora es un porcentaje del salario prevaleciente.

Para calcular los beneficios adicionales, primero hay que determinar el salario prevaleciente para el proyecto. Una vez que lo tenga, tendrá que proporcionar a los trabajadores un salario básico por hora más los beneficios adicionales que sumen el salario prevaleciente requerido para su posición y el condado en el que se está completando el proyecto.

Así que, en conjunto, los salarios en efectivo que pague a sus trabajadores más los beneficios adicionales proporcionados deben sumar el salario prevaleciente sobre una base horaria.

Las prestaciones complementarias deben pagarse en todas las horas de trabajo.

¿Quién está exento de la nómina certificada?

Los aprendices o personas en entrenamiento pueden estar exentos de la nómina certificada y de los requisitos de salario prevaleciente si están participando en un programa de aprendizaje registrado con el Departamento de Trabajo o con una agencia estatal de aprendizaje reconocida por el Departamento de Trabajo.

Además, los empleados asalariados que ocupan puestos ejecutivos, administrativos o profesionales también pueden estar exentos de la nómina certificada.

¿Debo incluir a los subcontratistas en mi reporte de nómina certificada?

Sí, sin embargo, funciona un poco diferente que con sus empleados directos. Esto se debe a que cada contratista y subcontratista es responsable de presentar sus registros de nóminas certificadas directamente al Comisionado de Trabajo. Para cumplir con este requisito, el subcontratista completará un informe de nómina certificado y se lo proporcionará a usted. Esto debe incluirse con los informes de nóminas certificadas de su empresa con el fin de contabilizar adecuadamente sus salarios relacionados con el proyecto.

Si todavía se siente confuso o abrumado, no es el único. Incluso los profesionales de las nóminas tienen que obtener una acreditación específica para convertirse en profesionales certificados de las nóminas. 

¿Por qué es importante el reporte correcto de la nómina certificada?

El procesamiento incorrecto de las nóminas certificadas puede dar lugar a fuertes multas. De hecho, si se descubre que viola a propósito la Ley Davis Bacon al no pagar los salarios prevalecientes y presentar la nómina certificada, su empresa puede enfrentarse a:

• Terminación del proyecto: Conseguir un contrato gubernamental es una gran victoria para cualquier empresa de construcción. Sin embargo, si presenta registros de nóminas incorrectos o falsos, puede ser despedido del proyecto.
• Prohibición de participar en contratos públicos Además de ser despedido de su actual proyecto gubernamental, puede ser excluido de futuros contratos del tipo. Esto podría ser un gran golpe para la viabilidad de su empresa de construcción.

• Retención de pagos: Si está falsificando los registros de nóminas, la entidad adjudicadora puede tener la capacidad de retener el pago, lo que significa que usted tendrá que pagar a sus empleados lo que debe, de su bolsillo.

• Multas: Las multas monetarias pueden pasar factura a su empresa, especialmente si tiene activos líquidos limitados o una mala gestión del flujo de efectivo. Las multas no sólo pueden afectarle en el mes en que se aplican, sino que, en función de su cuantía, pueden afectar a sus operaciones durante los próximos meses.

• Procesamiento civil o penal: Al firmar los registros de nóminas certificados, lo que significa su cumplimiento, puede ser considerado responsable de la falsificación de los registros, lo que podría incluir el encarcelamiento.

Errores a evitar al completar la nómina certificada

Entendemos que proteger la viabilidad de su negocio es su máxima prioridad (y por no mencionar que cada dólar cuenta para una pequeña empresa de construcción), así que aquí hay unos cuantos recordatorios para ayudarle a evitar cometer errores en las nóminas certificadas y seguir en cumplimiento:

• Tenga en cuenta que los contratos de mayor tamaño pueden tener requisitos adicionales. Para los trabajos realizados en proyectos de más de $100.000, los empleados deben ser pagados al menos una vez y media la tasa de pago regular cuando trabajan más de 40 horas en una semana. Este requisito se ajusta a la Ley de Normas de Seguridad y Horas de Trabajo por Contrato.
• Los empleados que se incluyen en la nómina certificada deben ser pagados semanalmente. Aunque su empresa en general puede seguir un calendario de pagos quincenal o mensual, los empleados que están incluidos en la nómina certificada deben ser pagados semanalmente.
• Si usted presenta los registros de la nómina certificada a su sindicato u otra entidad, todavía tiene que proporcionarlos directamente al DIR. No es raro que las empresas informen erróneamente de su nómina certificada a su sindicato o al Programa de Cumplimiento Laboral y piensen que están bien. Sin embargo, independientemente de las otras entidades a las que proporcione estos registros, es imperativo presentarlos al DIR para seguir en cumplimiento.
• Revise siempre su formulario de nómina certificada antes de presentarlo. Cuando usted firma un reporte de nómina certificado, está diciendo que toda la información proporcionada es exacta. Por lo tanto, si se encuentran errores, usted será responsable.
• Como propietario de una empresa, también está obligado a reportar la nómina certificada para usted mismo si ha trabajado en el proyecto, incluso si no suele pagarse a sí mismo los salarios. Para muchos propietarios de empresas de construcción, especialmente en las primeras etapas del negocio, la mano de obra se considera simplemente parte del esfuerzo que conlleva poner en marcha un negocio, lo que significa que muchos propietarios de empresas no se pagan a sí mismos. Sin embargo, para este tipo de proyectos, está obligado a informar de las nóminas certificadas para usted.  
• Tenga cuidado de no entrar en piloto automático cuando complete la nómina cada mes. Los empleados en el trabajo pueden cambiar de un mes a otro, las tasas de salario prevalecientes pueden cambiar de un año a otro, y más. Cada semana, cuando complete la nómina, asegúrese de tener en cuenta cualquier cambio que pueda haber ocurrido para garantizar que su nómina certificada se complete correctamente.

Tenga en cuenta que, si comete errores en su nómina certificada, no podrá realizar cambios. Sin embargo, puede presentar un nuevo registro con la información correcta, que tendrá prioridad. Tenga en cuenta que sólo tiene que presentar los registros actualizados de los empleados afectados; el reporte de los demás empleados se mantendrá.

¿Necesita más ayuda? Puede beneficiarse de nuestros servicios de nóminas para pequeñas empresas.

Aborde a la nómina certificada con confianza

Añadir cualquier proceso nuevo a su flujo de trabajo puede ser estresante, pero hacer crecer su negocio con proyectos contratados por el gobierno es una oportunidad emocionante. No permita que la curva de aprendizaje le disuada de aceptar estos lucrativos proyectos para su empresa. En lugar de ello, domine el proceso, o consiga ayuda con su nómina y contabilidad de la construcción.

FinancePal ha ayudado a muchos contratistas como usted a agilizar los flujos de trabajo, mejorar sus finanzas y llevar su negocio al siguiente nivel. Nuestros servicios financieros están completamente adaptados a su negocio, por lo que sólo paga por lo que necesita. Simplifique sus nóminas y las finanzas de la construcción, ¡comience hoy mismo!

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Para aliviar sus preocupaciones y asegurarse de que procesa cada cheque de pago correctamente y a tiempo, hemos creado una guía de “cómo” para empezar. Siguiendo estos ocho pasos sobre cómo hacer las nóminas, podrá salir de la oficina y volver al trabajo con sus trabajadores satisfechos y debidamente remunerados. Utilice estos enlaces para avanzar rápidamente por el artículo o lea nuestra guía de principio a fin para obtener una visión general de cómo configurar las nóminas.

• • Paso 1: Obtener un número de identificación de empresa (EIN)
  • Paso 2: Obtener un número de identificación fiscal estatal (si es que aplica)
  • Paso 3: Recoger la información de sus empleados
  • Paso 4: Clasificar a sus trabajadores
    • Empleados de tiempo completo
    • Empleados de medio tiempo
    • Contratistas independientes
  • Paso 5: Elija cómo le va a pagar a sus empleados
    • Por hora
    • Salario
    • Comisión
  • Paso 6: Elija un período de pago
    • Semanal
    • Quincenal
    • Bimestral
    • Mensual
  • Paso 7: Decida si va a ofrecer beneficios
  • Paso 8: Determine cómo configurar la nómina
    • A mano
    • Software de nómina
    • Servicios de nómina
    • Organización de servicios profesionales
  • Concluyendo: Es hora de empezar

Paso 1: Obtener un número de identificación de empresa (EIN)

Antes de aprender a configurar las nóminas, tiene que asegurarse de que tiene todo el trabajo de base. Esto significa que tiene que obtener un número de identificación fiscal de la empresa, que es su número de identificación como empleador (EIN). Para solicitar un EIN, debe tener un número de Seguro Social o un número de identificación de contribuyente individual y solicitarlo en el sitio web del IRS, por fax o por correo. Un EIN es un número de nueve dígitos que se asigna a las entidades comerciales para identificar a los contribuyentes que deben presentar diversas declaraciones de impuestos comerciales.

Los empleadores, los propietarios únicos, las corporaciones, las sociedades, las asociaciones sin ánimo de lucro, los fideicomisos, las herencias de difuntos, las agencias gubernamentales, ciertos individuos y otras entidades comerciales deben tener un EIN. Junto con un EIN, las empresas también necesitan las licencias comerciales adecuadas emitidas por las agencias locales, estatales y federales, junto con otros trámites adicionales. Sin embargo, se supone que, si está buscando establecer una nómina, ya tiene su negocio establecido. Si está buscando iniciar un negocio, puede consultar nuestra sección de formación de entidades. O, si necesita ayuda para iniciar su negocio, puede hablar con uno de nuestros profesionales de FinancePal para conocer nuestros servicios de formación de entidades.

Paso 2: Obtener un número de identificación fiscal estatal (si es que aplica)

Además de su EIN, es posible que tenga que obtener un número de identificación empresarial local o estatal antes de establecer la nómina, si así lo exige el estado en el que opera. Su EIN y su número de identificación fiscal estatal funcionan como un número del Seguro Social, pero para su empresa. La obtención de un número de identificación fiscal estatal es similar a la obtención de un número de identificación fiscal federal, pero varía según el estado. Merece la pena investigar las obligaciones fiscales de su estado para determinar las leyes del impuesto sobre los ingresos y del impuesto sobre el empleo, para saber cuánto tiene que pagar de impuestos estatales. Para saber cómo obtener su número de identificación fiscal estatal, puede buscar su estado en el sitio web de la Administración de Pequeñas Empresas de EE.UU.

Paso 3: Recoger la información de sus empleados

El siguiente paso para saber cómo empezar a pagar las nóminas es recopilar la información de sus empleados. La información que va a necesitar recopilar de sus empleados incluye su:

• • Nombre legal completo.
  • Fecha de inicio del empleo y/o fecha de finalización.
  • Número de Seguro Social para la declaración de impuestos.
  • Fecha de nacimiento.
  • Dirección actual.
  • FMS-2231, que se utiliza para el depósito directo.
  • DL Form 1-65, formulario de contacto de emergencia.
  • SF-265, formulario de autoidentificación de discapacidad.

Además, tendrá que recabar los siguientes formularios de sus empleados a efectos fiscales:

• • Formulario 1-9: Este formulario verifica si un empleado tiene derecho a trabajar en Estados Unidos. El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. utiliza este formulario para verificar la identidad y la autorización legal para trabajar de los ciudadanos y no ciudadanos en los EE.UU. Como empleador, debe conservar el formulario I-9 de cada empleado durante tres años en caso de que los funcionarios del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) realicen una inspección.

• • Formulario W-4: Un W-4 es un Certificado de Retención de Impuestos que permite a los empleados informarle sobre cuántos subsidios están reclamando a efectos fiscales. Un W-4, le indica cuánto dinero en impuestos debe retener de su cheque de pago. Por ejemplo, cuantos más subsidios o dependientes, como hijos, tenga un empleado, menos impuestos sobre la nómina se le descontarán en cada período de pago.

• • Formulario W-9: Si su empresa depende de contratistas independientes, tendrá que recabar su formulario W-9. Este formulario le servirá para la contabilidad al final del año. No tendrá que enviar por correo los W-9 de sus empleados al IRS. En su lugar, estos formularios serán utilizados por usted para llenar el formulario 1099-MISC al final del año fiscal, que cubriremos en la siguiente sección.

• • Formularios de nueva contratación: Cuando contrate a nuevos empleados, también tendrá que llenar y completar los formularios de nuevas contrataciones. La Oficina de Cumplimiento de la Manutención Infantil utiliza los formularios de nuevas contrataciones para localizar a los padres responsables del pago de la manutención infantil. Los organismos de notificación de nuevas contrataciones varían según el estado, que puede encontrar aquí.

Además de los formularios fiscales de sus empleados, también tendrá que presentar una serie de formularios fiscales para su empresa. Como propietario de un nuevo negocio, invertir en servicios de manejo de libros para pequeñas empresas le asegurará maximizar sus ahorros fiscales evitando responsabilidades y sanciones. Al realizar las nóminas, debe asegurarse de que sus empleados y su entidad comercial cotizan al Seguro Social y a los impuestos de Medicare. También tendrá que asegurarse de que su negocio está pagando el Impuesto Federal de Desempleo. Actualmente, los impuestos sobre las nóminas, que se destinan principalmente al Seguro Social y a la parte A de Medicare, son la segunda fuente de ingresos más importante, con un promedio del 34% de los ingresos totales. Esta estadística muestra la importancia de los impuestos sobre las nóminas para contribuir a estos importantes programas federales.

Para asegurarse de que está cumpliendo con su deber para con el público americano, aquí está la forma de pagar estos impuestos:

• • Impuestos del Seguro Social Para pagar los impuestos del Seguro Social, el Departamento de Tesorería de los Estados Unidos creó el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales, que es de uso gratuito. El impuesto del Seguro Social se reparte a partes iguales entre el empleado y el empleador en un 12,4 por ciento hasta un importe máximo del salario del empleado, que es de $132.900 a partir de 2019. Esto significa que usted retendrá el 6,2 por ciento del salario del empleado en cada período de pago, y pagará el 6,2 por ciento hacia los impuestos del Seguro Social usted mismo.

Si es un nuevo empleador, puede consultar la Guía de Impuestos del Empleador del IRS para obtener detalles sobre la inscripción. También debe depositar el impuesto sobre los ingresos federales quincenal o mensualmente.

• • Impuestos de Medicare: Medicare es un programa federal de seguro médico al que deben contribuir los empleados y las empresas. El impuesto de Medicare es del 2,9 por ciento, dividido en partes iguales por el empleado y el empleador, lo que significa que usted retiene el 1,45 por ciento del salario de un empleado por período de pago, y paga el 1,45 por ciento en impuestos cada período de pago.

impuestos de Medicare, como los del Seguro Social. Por lo tanto, los declarantes casados que ganan más de $250.000, los declarantes casados que declaran por separado y ganan más de $125.000, y los declarantes solteros que ganan más de $200.000 son gravados con un 0,9 por ciento adicional, llevando el total al 2,35 por ciento. Sin embargo, como empleador, usted sólo tendría que pagar el 1,45% en impuestos.

Al igual que en el caso del Seguro Social, puede pagar los impuestos de Medicare a través del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales.

• • Impuesto Federal de Desempleo Por último, tendrá que pagar el Impuesto Federal de Desempleo, también conocido como FUTA, así como los impuestos de los programas estatales de desempleo. Estos programas proporcionan una compensación a los trabajadores que perdieron su trabajo y ahora están desempleados. Los impuestos FUTA se reportan en el formulario 940 del IRS, y en 2019, la tasa FUTA es del 6 por ciento sobre los primeros $7,000 en salarios. Después de eso, ya no es necesario pagar los impuestos FUTA. Sin embargo, si usted vive en un estado de reducción de crédito, puede tener acceso a un crédito del 5,4 por ciento.

Paso 4: Clasificar a sus trabajadores

El siguiente paso para saber cómo hacer la nómina requiere unos cuantos formularios fiscales más. Cuando empiece a configurar la nómina, tiene que decidir cómo va a clasificar a sus trabajadores. Hay tres maneras de clasificar a sus trabajadores, que incluyen:

Empleados de tiempo completo

Los empleados de tiempo completo se consideran empleados de contratación directa, lo que significa que trabajan para usted bajo su supervisión. Con los empleados a tiempo completo, usted (el empleador) tendrá que llenar y expedir a cada empleado el formulario W2 del IRS. En este formulario, usted informa de los salarios pagados a un empleado y la cantidad de dinero que retuvo de sus cheques para efectos fiscales.

Empleados de medio tiempo

Los empleados de medio tiempo o de temporada también son considerados empleados contratados directamente porque trabajan para usted bajo su supervisión. La única diferencia es que los empleados a tiempo parcial se clasifican como trabajadores que trabajan menos de 35 horas a la semana, a diferencia de los trabajadores a tiempo completo que trabajan 40 horas a la semana. Los empleados de medio tiempo también recibirán el formulario W2 del IRS al final del año. Los empleados utilizarán su formulario W2 cuando llenen el formulario 1040 del IRS para completar sus declaraciones de impuestos federales personales.

Contratistas independientes

Un contratista independiente es una persona o empresa que presta servicios en virtud de un contrato escrito o verbal, pero que no está bajo su supervisión directa. Por ejemplo, si usted está comenzando un nuevo negocio, puede contratar a un desarrollador web para poner en marcha su tienda en línea. En la sección anterior en la que hablamos del formulario W-9 del IRS, mencionamos que lo va a necesitar para completar el formulario 1099-MISC del IRS.

Si usted contrata empleados, les dará, así como al IRS, un formulario 1099-MISC si les paga más de $ 600 durante el año. El formulario 1099-MISC informa de los ingresos diversos, como los procedentes de alquileres, premios, recompensas y derechos de autor. Sin embargo, es más popular para los pagos que se hicieron en lugar de dividendos, lo que se aplica a los trabajadores contratados. En el formulario, el importe de los ingresos aparecerá como compensación de no empleados.

Debido a que los contratistas independientes se consideran trabajadores independientes, son responsables de pagar los impuestos que deben al final del año. A la hora de pagar a los contratistas independientes, usted puede decidir cómo pagar sus salarios brutos en función de su acuerdo. Por ejemplo, puede pagarles por las horas trabajadas, cuando lleguen a ciertas etapas del proyecto o al final del mismo.

Paso 5: Elija cómo le va a pagar a sus empleados

Ahora que todo el asunto de los impuestos está resuelto, es hora de pasar a la parte divertida. El siguiente paso para aprender a configurar la nómina es decidir cómo quiere pagar a sus empleados. Estas opciones incluyen:

Por hora

Si tiene empleados que van a trabajar diferentes horas semana a semana, lo mejor es pagarles por hora. Por ejemplo, si sólo necesita un empleado durante 15 horas una semana, y 33 horas la siguiente, un pago por hora se adaptará mejor a este horario. Los trabajadores por hora suelen clasificarse como “no exentos”. No exento es un término legal que significa que los trabajadores por hora pueden hacer horas extras y cobrarlas. Las horas extras son cuando un trabajador trabaja más de 40 horas a la semana, y el empleador paga tiempo y medio, que es 1,5 veces la tarifa por hora regular del empleado.

Salario

Si espera contratar a empleados que trabajen el mismo número de horas, semana tras semana, lo mejor es darles un salario. Tanto los trabajadores a tiempo parcial como los de jornada completa pueden recibir un salario. Así que, tanto si usted contrata a alguien para que trabaje 15, 23, 32 o 40 horas a la semana, todos ellos pueden recibir un salario si sus horas son las mismas.

Con un salario, no hay una norma de pago por hora. En su lugar, el empresario creará una retribución periódica fija que se expresa como un total anual. Por ejemplo, un empleado asalariado puede tener unos ingresos anuales de 60.000 dólares. Con 52 semanas en un año, este empleado ganará aproximadamente 1.153 dólares cada semana antes de restar los impuestos y otras retenciones.

La diferencia entre los empleados asalariados y los empleados por hora es su estatus de exención. Mientras que los empleados por hora no exentos están sujetos al pago de horas extras, los asalariados no lo están. Los empleados asalariados suelen estar exentos, a menos que se indique lo contrario, y no pueden recibir el pago de horas extras si deciden trabajar más de 40 horas a la semana.

Comisión

Otra forma popular de pago es la comisión. Los empleados que reciben una comisión suelen recibir un salario bajo pero obtienen mayores beneficios en función del número de ventas que realizan. Los empleados a comisión suelen ser personal de ventas. Por ejemplo, la mayoría de los vendedores de automóviles reciben un salario base pero ganan una comisión por el número de ventas de automóviles que realizan.

Leyes de salario mínimo

Cuando usted decida cómo va a pagarle a sus empleados, es importante que tenga en cuenta las leyes de salario mínimo. Tanto si se decide por el salario por hora, como por el salario por comisión, todos los empleados deben ganar el salario mínimo federal, que está fijado en $7.25 la hora. Sin embargo, algunos estados e incluso ciudades han establecido sus propios salarios mínimos, que llegan hasta los $15 por hora. Algunos estados también pueden establecer salarios mínimos diferentes para empleados específicos, como las camareras o los barberos, que reciben propinas.

Por tanto, verifique las leyes estatales y locales para asegurarse de que está cumpliendo con las regulaciones y pagando a sus empleados la cantidad que les corresponde. Puede consultar las leyes de salario mínimo de su estado en el sitio web del Departamento de Justicia aquí.

Paso 6: Elija un período de pago

Una vez que haya decidido cómo piensa pagar a sus empleados, es el momento de elegir cuándo pagarles. Este paso en el aprendizaje de cómo configurar las nóminas es importante porque debe cumplir con la Ley Federal de Normas Laborales y los requisitos estatales de días de pago para cuándo y cómo pagar a los empleados. Típicamente, a los empleados se les debe pagar en un ciclo regular o fecha de pago dentro de los siete a treinta días desde que trabajaron y ganaron su paga. Estas son las opciones de periodos de pago:

Semanal

Para las empresas con trabajadores de medio tiempo o de nivel básico, como las tiendas minoristas y los restaurantes, es común pagarle a los empleados cada semana. Esto se debe a que estos empleados son más propensos a trabajar horas extras, por lo que un programa de pago semanal le permitirá determinar si un empleado trabajó más de 40 horas. Esto también significa que usted ejecutará su nómina 52 veces al año, lo que puede resultar costoso si su proveedor de servicios de nómina cobra por cada ejecución de nómina.

Quincenal

La nómina quincenal es el método más común de pago de nóminas porque reduce el número de ejecuciones de nómina a 26 veces al año. Sin embargo, esto significa que los empleados deben ser conscientes de que tienen que presupuestar sus gastos, para no quedarse sin dinero antes del siguiente ciclo de pago. Las nóminas quincenales suelen ser utilizadas por las entidades que contratan personal profesional que está exento del pago de horas extras y recibe un salario.

Bimestral

La nómina bimestral es similar a la quincenal, pero en lugar de cobrar 26 semanas a lo largo del año, los empleados cobrarán 24 semanas a lo largo del año. Esto se debe a que la nómina sólo se realizará dos veces al mes, normalmente los días 1 y 16 de cada mes. Los empresarios calcularán el número de horas que el empleado ha trabajado entre los ciclos de pago o, si es asalariado, dividirán su salario anual entre 24.

Mensual

Los organismos públicos y las grandes empresas que tienen personal exento de sueldo suelen establecer una nómina mensual. Aunque esta es la forma de pago más sencilla para este tipo de empresas y organismos, no es la preferida por los empleados porque tendrán que esperar entre 28 y 31 días entre los cheques de pago. Esto significa que los empleados deben hacer un presupuesto inteligente y eficiente para evitar gastar demasiado dinero a principios de mes.

Paso 7: Decida si va a ofrecer beneficios

Como empleador, no está obligado a ofrecer beneficios a los empleados, como tiempo libre pagado y beneficios de traslado al trabajo. Sin embargo, si lo hace, es más probable que retenga a los empleados, tenga una mayor satisfacción de los empleados y un mejor ambiente de trabajo en general. El Estudio de la Nación de Buscadores de Empleo 2019 descubrió que los principales beneficios que los buscadores de empleo estadounidenses esperan de los empleadores en 2019 incluyen la atención médica (72 por ciento), el programa 401(k) (52 por ciento), la equiparación del 401(k) (42 por ciento) y la licencia parental (30 por ciento), solo por nombrar algunos.

Algunos de los beneficios más populares por los que se debería decidir a la hora de configurar la nómina son:

• • Ventajas para empleados.
    • Tiempo libre para vacaciones.
    • Tiempo de enfermedad pagado (también puede ser requerido por su estado).
    • Bonos basados en desempeño.
    • Ventajas en la oficina.
    • Trabajo remoto.
  • 401(k)
  • Beneficios de salud.
    • Seguro dental.
    • Seguro médico.
    • Seguro de vida.
    • Seguro de visión.
  • Licencia parental pagada.

Paso 8: Determine cómo configurar la nómina

¡Lo logró! Esperamos que estos consejos de contabilidad para pequeñas empresas le hayan servido hasta ahora para embarcarse en el paso final de aprender a hacer nóminas. La última pieza del rompecabezas de las nóminas es determinar cómo quiere configurarlas. La configuración de las nóminas puede adoptar unas cuantas formas, desde hacerlo a mano hasta contratar a un profesional de las nóminas. A continuación, vea las distintas formas de configurar las nóminas.

A mano

Si usted quiere seguir el camino tradicional, puede hacer su nómina a mano. Si se pregunta cómo hacer las nóminas manualmente, todo lo que necesita es una calculadora de nóminas y un sistema de contabilidad, como las nóminas de QuickBooks, y podrá calcularlas usted mismo. Sin embargo, si usted tiene más empleados, le llevará más tiempo, alejándole de sus clientes, productos y negocio. También hay más margen de error, lo que puede llevar a empleados descontentos e incluso a consecuencias legales. Saber cómo hacer las nóminas manualmente de forma correcta y eficiente es importante como propietario de un nuevo negocio para asegurarse de que todo va bien durante cada ciclo de pago.

Software de nómina

Otra opción para las nóminas es utilizar un software especializado, como Square Payroll, Gusto o QuickBooks Payroll. El uso de un software probado le dará las herramientas que necesita para ejecutar su nómina mientras le ahorra tiempo y dolores de cabeza. El uso de un software de nóminas que sea compatible con la legislación laboral le ayudará a calcular correctamente las horas extras, y a procesar tanto a los empleados contratados, como a los empleados por hora y a los asalariados.

Servicios de nómina

Si desea externalizar todas sus tareas de nómina, puede utilizar servicios de nómina en línea, como los que ofrece FinancePal. Un servicio de nóminas en línea puede acelerar el proceso de nóminas mediante:

• • Ejecución de ciclos de pago semanales, quincenales, bimestrales y mensuales.
  • Proporcionar informes de nóminas recurrentes con un análisis detallado de los gastos de nóminas de su empresa.
  • Cumplir con las leyes fiscales federales y estatales.
  • Presentando sus formularios de impuestos federales y estatales.
  • Trabajar con los empleados, contratistas y subcontratistas, y disminuir la probabilidad de que su negocio sea seleccionado para una auditoría de impuestos por el IRS.

Organización de servicios profesionales

La última opción, que también es la más cara, es contratar a una organización de servicios profesionales para que gestione sus nóminas. Estas empresas gestionarán todas sus necesidades de recursos humanos, desde las prestaciones y las nóminas, hasta la incorporación de los empleados y la elaboración de carteles de legislación laboral.

Es hora de empezar

Ahora que ya sabe cómo empezar a pagar las nóminas, es el momento de ponerse en marcha y contratar a su primer empleado. Aprender a hacer nóminas como propietario de un nuevo negocio es un trabajo duro: desde la obtención de un número de identificación de empleador hasta la elección de cómo configurar las nóminas requiere mucha reflexión y consideración. Con esta guía sobre cómo configurar las nóminas, podrá agilizar las operaciones de su negocio para que pueda mantener a sus empleados satisfechos con un cheque de pago preciso y puntual.

¿No quiere emprender esta gran tarea por su cuenta? No tiene por qué hacerlo. Hable con un experto de FinancePal para saber cómo podemos ayudarle a que la configuración y la gestión de su nómina sean lo más sencillas posible.

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