In simplest terms, deferred revenue is revenue earned before rendering goods or services. Accountants and bookkeepers refer to this revenue as “deferred” because, while present in the books, it has not technically been earned yet; the company still must fulfill its end of the transaction agreement.

For the sake of example, let’s take a sole proprietor jeweler specializing in custom necklaces. A customer orders a custom necklace and is charged the final amount upon placing the order. The revenue earned from this transaction is considered “deferred” — at least until the jeweler fulfills the order by creating and delivering the necklace, completing the purchase agreement. 

For businesses that provide services rather than goods, there are instances in which deferred revenue becomes realized over time instead of all at once. For example, imagine a landscaping company. A client signs a yearlong service contract for a one-time upfront payment with the company. As the landscaper continually renders services over the contract period, equivalent parts of the payment become realized on the income statement.

How to Record a Deferred Revenue Journal Entry

Deferred revenue is listed as a liability on a company’s balance sheet. This represents a good or service that the business still owes to the customer — and if the business fails to hold its end of the bargain, the customer may cancel the transaction and request a refund.

In most cases, the prepayment terms for deferred revenue last for 12 months or less. As a result, bookkeepers will typically classify deferred revenue as a current liability on a balance sheet. However, if a client delivers an upfront payment for a multi-year deal, the resulting deferred revenue becomes a long-term liability.

How Does GAAP Affect Deferred Revenue?

GAAP, or Generally Accepted Accounting Principles, has a wide-reaching influence on all accounting matters — let alone deferred revenue — specifically, the third and tenth Principles of GAAP: the Principle of Sincerity and the Principle of Uberrimae Fidei (Utmost Good Faith), respectively. Deferred revenue has an inherent uncertainty; in adherence to these principles, businesses must report revenues consistent with the lower boundary of uncertainty. To simplify this, let’s take an example: a writing house signs a year-long contract with a publisher. Under the terms of this contract, the writing house will receive an upfront payment plus royalties on print sales. Based on previous data, the writing house expects to receive between $15,000 and $20,000 per month in royalties; on the balance sheet, the writing house should value the deferred royalties at $15,000: the lower boundary of uncertainty. GAAP encourages this practice to promote accounting conservatism and prevent businesses from defrauding investors.

Accounting For Deferred Revenue

As previously mentioned, revenue that is deferred is not considered actual revenue until it is realized upon the delivery of a product or service. Because of this, it is not reported on an income statement; instead, deferred revenue is listed under the liabilities column on a balance sheet. 

To visualize this, let’s take a look at a $5,000 upfront payment that qualifies as deferred revenue. Notice how as the asset column (cash) increases, so too does the liability column (deferred revenue).

Accounting For Deferred Expenses

Since deferred revenue is commonplace in the world of business, it’s only logical that deferred expenses also exist. An example of a deferred expense would be pre-paid rent on office space or a storefront. Deferred expenses follow similar principles as deferred revenue, just reversed; these expenses are listed under the assets column of a balance sheet until realized.

For example, let’s take a look at a business that pays its $60,000 annual rent bill upfront. The relevant balance sheet entries may look like this:

Notice how, with deferred expenses, cash is considered a liability, whereas the deferred expense is considered an asset. 

It is essential to consider that rent is a special case; while the company paid a year’s rent upfront, it will be realized on a monthly basis — in this case, $5,000 at a time. Once a portion of the rent is realized, the business would record an entry like this:

Once one month’s rent — $5,000 — becomes realized, it is subtracted from the prepaid rent figure and added to the realized rent expense.

Related Reading: Small Business Accounting Tips

Journal Entry Example

Let’s take a look at a small IT consultancy firm that contracts its services to clients on a subscription basis. These 12-month subscriptions cost $500 per month, billed as a one-time $6,000 fee.

Let’s say Company A purchases a subscription from this IT firm on July 1st. The IT firm’s specialized small business accountants would make an entry into the balance sheet that looks like this:

Because the subscription costs $500 per month, the first $500 of revenue will be realized on August 1st. The IT firm’s accountants will record the realized revenue on the income statement before making a balance sheet entry that looks like this:

Outsourcing Your Finances Can Help Your Business

When running a small business, a highly competent financial team can provide essential business insights, find crucial tax savings, and allow business owners to spend less time stressing the financials and more time serving customers. If you want to elevate your business’s financial team, look no further than FinancePal’s team of experienced small business bookkeepers and accountants. Sign up to get a custom quote today for FinancePal’s professional financial services.

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Industry jargon and complex language provides a significant obstacle for most people when trying to learn accounting concepts. That is why we provided this glossary of accounting industry terms from ecpi.edu to gain a solid baseline from which you can explore various accounting topics.

● Accounts Payable

Money a business owes to its suppliers, vendors, or creditors for goods or services bought on credit; considered a short-term debt. Accounts payable is a crucial concept for any business operating with credit—every time a business purchases from a supplier on credit, an accounting entry is made in accounts payable.

● Accounts Receivable

The opposite of accounts payable; money owed to a business by its customers, for goods or services delivered. Accounts receivable refers to money your customers owe for goods or services purchased from you in the past. This money is typically recorded as an asset on your balance sheet; they live under the ‘current assets’ portion on your balance sheet or chart of accounts.

● Accounting Period

An accounting period is a period during the fiscal or calendar year in which accountants perform functions such as gathering and aggregating data and creating financial statements. The financial statements made during these periods are important for attracting potential investors or procuring loans from banks.

● Accruals

A record-keeping adjustment that recognizes business expenses and revenues before exchanges of money take place.

● Accrual-Basis Accounting

An accounting method where revenue and expenses are recorded as they are earned, regardless of when the money is received or paid. Mutually exclusive with cash-basis accounting.

● Assets

Resources with economic value. Assets can reduce expenses, generate cash flow, or improve sales for businesses.

● Balance Sheet

A financial statement providing a picture of an organizations’ liabilities, assets, and shareholders’ equity at a specific moment in time. Compare the balance sheet vs. income statement.

● Capital

A person’s or organization’s financial assets. Capital may include funds in deposit accounts or money from financing sources.

● Cash-Basis Accounting

Under the cash method, income is considered constructively received the moment it is credited to a business’s account, made available without restriction, or received by an authorized agent acting on behalf of the company.

● Cash Flow

Cash flow is the total amount of money that comes into and goes out of a business.

● Certified Public Accountant

Certified public accountants (CPAs) are accounting professionals certified to practice public accounting by the American Institute of Certified Public Accountants.

● Chart of Accounts

An index of the financial accounts in a company’s general ledger, a chart of accounts provides a picture of all the financial transactions a company has conducted in a specific accounting period.

● Closing the Books

An idiom refers to accounting for all financial transactions within a certain period.

● Cost of Goods Sold

Cost of goods sold, commonly shortened to COGS (or, if applicable, referred to as cost of sales or cost of service), is simply how much it costs to produce products or services, including direct material or labor expenses. Cost of goods only includes expenses directly related to products and services. For example, a chandler business would consist of wax, wicks, glass, and ingredients in its COGS. Overhead, such as marketing spend, real estate, utilities, asset depreciation, shipping fees, and other indirect expenses do not count towards COGS.

● Credit

Credits are accounting entries that either increase an equity or liability account, or decrease an expense or asset account.

● Debit

The opposite of a credit, debits either increase expense or asset accounts or decrease equity or liability accounts.

● Depreciation

The depreciation accounting method determines the decreasing value of a tangible asset over its lifetime.

● Diversification

Diversification mixes many different investments and assets in one portfolio, allowing individuals or businesses to spread out risk and protect themselves from financial ruin if any investments or assets fail. Finance Pal’s own CEO and Co-founder, Jacob Dayan, provides his expert investment advice on Finder’s “11 pieces of investment advice from experts for beginners” to provide individuals guidance to the best investment plan.

● Dividends

Company earnings, or profit, which a business pays to its shareholders as a reward for their investment in its equity.

● Double-Entry Bookkeeping

Put simply; double-entry accounting is a ubiquitous bookkeeping system that tracks where the money comes from and where it goes. The central tenet of double-entry accounting is after a financial transaction, each entry made into an account has a corresponding opposite entry made into a separate account. This produces two entries—thus, the name. When shown side-by-side in a ledger, the entry listed on the left side is referred to as a debit entry, while the entry displayed on the right side is called a credit entry.

● Enrolled Agent

Federally licensed tax professionals who can represent U.S. taxpayers. They must pass the three-part special enrollment examination from the IRS.

● Entity Formation

Entity formation is the process of classifying a business as an entity such as an LLC, sole proprietorship, partnership, S-Corp, or C-Corp.

● Expenses

The costs of conducting business. Companies can deduct some eligible expenses from their taxes.

● Equity

The amount of money left over and returned to shareholders after a business sells all assets and pays off all debt.

● Fixed Cost

A type of expense, fixed costs do not change from month to month. Fixed costs include things like payroll, rent, and insurance payments.

● General Ledger

General ledgers include debit and credit account records. Companies use the information in their general ledgers to prepare financial reports and understand their financial performance and health over time.

● Generally Accepted Accounting Principles

Generally accepted accounting principles (GAAP) refer to a group of significant accounting rules, standards, and ways of reporting financial information. The Financial Accounting Standards Board sets GAAP. All publicly traded companies must adhere to GAAP, per the Securities and Exchange Commission (SEC). While not required by law for non-publicly traded companies, GAAP compliance is critical for favorable views from creditors and lenders. Most banks and financial institutions require GAAP-compliant financial statements when issuing business loans.

● Gross Profit

The profit businesses make after subtracting the costs related to supplying their services or making and selling their products.

● Gross Margin

A business’s net sales revenue after subtracting the costs of goods sold. It represents the revenue companies keep as gross profit. An indicator of financial health, higher gross margins typically mean that a company can make more profit on its sales. Lower gross margins may mean a business needs to reduce production costs. The formula for gross margin is “Gross Margin = Net Sales – Cost of Goods Sold.”

● Inventory

A company’s goods and raw materials used for making the products it sells. It appears on a balance sheet as an asset. The IRS permits several inventory cost methods depending on the type of inventory (for example, FIFO or LIFO). A small business accountant will know which method the IRS requires for each specific business. Using the appropriate method, the accountant will calculate your inventory cost and set the cost of goods sold formula into motion.

● Journal Entry

A business transaction recorded in a business’s general ledger.

● Liabilities

A liability is when someone owes someone else money. Types of liabilities can include loans, mortgages, accounts payable, and accrued expenses.

● Liquidity

How easily an individual or business can convert an asset to cash for its full market value. The most liquid asset, cash, can easily and quickly convert to other assets.

● Net Income

The amount an individual or business earns after subtracting deductions and taxes from gross income. To calculate the net income of a business, subtract all expenses and costs from revenue.

● On Credit

An agreement for an individual or company to pay for a good or service later. Usually an invoice will be sent with payment due at a later date.

● Overhead

The ongoing costs of doing business other than those related to directly creating a good or service.

● Payroll

HR and accounting departments typically handle payroll, the total compensation a company pays its employees for a specific time period.

● Present Value

The notion that money is worth more today than it will be in the future. This may seem confusing at first, so let’s look at an example: if you have ten thousand today, you can invest the money, earn interest, and have more than ten thousand dollars in five years. The discounted cash flow model accounts for this, so it can also help compare different investment opportunities.

● Profit and Loss Statement

The profit and loss statement (also called the income statement or shortened to “the P&L statement”) includes vital cash flow information such as revenue, costs of goods sold, and operating expenses during a particular period. It also shows the resulting net income or loss for that specific period.

● Receipts

Written notices acknowledging that one party received something of value from another. An acknowledgment of ownership, receipts are proof of a financial transaction.

● Retained Earnings

The amount of net income left for a business to use after paying dividends to its shareholders. A company’s management typically decides whether to keep the earnings or give them to shareholders.

● Return on Investment (ROI)

The efficiency of an investment, including the amount of return on an investment relative to its cost. Accountants can also use ROI to compare the efficiency of more than one investment. To calculate ROI, subtract the cost of investment from the current value of investment, and divide that by the cost of the investment.

● Revenue

Gross income a business makes through normal business operations. To calculate sales revenue, multiply sales price by number of units sold.

●  Sales Tax

Small business sales tax is an indirect tax that is assessed on a product at the point of sale. Included within the price of the product.

● Single-Entry Bookkeeping

A type of accounting system that records the financial transactions of a business. The system uses one entry per transaction to record cash, taxable income, and tax-deductible expenses going in or out of the business. Businesses can use accounting software or even simple tables to perform single-entry bookkeeping.

● Trial Balance

A periodical bookkeeping worksheet, a trial balance compiles the balance of ledgers into credit and debit columns that equal each other. Companies create trial balances to ensure the mathematical accuracy of their bookkeeping systems entries.

● Variable Cost

Expenses that change depending on the level of a business’s production. Variable costs go up when production increases and down when production decreases. In contrast to variable cost, fixed cost refers to expenses for a company that stays the same, regardless of production. Fixed costs may include insurance, rent, and interest payments.

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La jerga del sector y el lenguaje complejo suponen un obstáculo importante para la mayoría de las personas cuando intentan aprender conceptos de contabilidad. Por ello, le ofrecemos este glosario de términos de la industria contable de ecpi.edu para que tenga una base sólida a partir de la cual pueda explorar diversos temas contables.

●A crédito

Un acuerdo para que un individuo o empresa pague por un bien o servicio más tarde. Por lo general, se envía una factura con el pago a realizar en una fecha posterior.

● Activos

Recursos con valor económico. Los activos pueden reducir los gastos, generar flujo de efectivo o mejorar las ventas de las empresas.

● Agente inscrito

Profesionales en impuestos con licencia federal que pueden representar a los contribuyentes estadounidenses. Deben superar el examen de inscripción especial del IRS, que consta de tres partes.

● Balance de comprobación

El balance de sumas y saldos de los libros contables es una hoja de trabajo periódica que compila el saldo de los libros de contabilidad en columnas de crédito y débito que son iguales entre sí. Las empresas crean balances de prueba para garantizar la exactitud matemática de los asientos de sus sistemas de contabilidad.

● Balance/Hoja de balance

Un estado financiero que ofrece una imagen del pasivo, el activo y los fondos propios de una organización en un momento determinado. Comparar el balance vs. la cuenta de resultados.

● Capital

Los activos financieros de una persona u organización. El capital puede incluir fondos en cuentas de depósito o dinero procedente de fuentes de financiación.

● Capital (equidad)

La cantidad de dinero que queda y se devuelve a los accionistas después de que una empresa venda todos los activos y pague toda la deuda.

● Cerrar los libros

Un idioma se refiere a la contabilidad de todas las transacciones financieras dentro de un período determinado.

● Contabilidad de caja o efectivo

Según el método de caja, los ingresos se consideran percibidos de forma implícita en el momento en que se abonan en la cuenta de la empresa, se ponen a disposición sin restricciones o los recibe un agente autorizado que actúa en nombre de la empresa.

● Contabilidad de entrada o partida única

Un tipo de sistema contable que registra las transacciones financieras de una empresa. El sistema utiliza una entrada por transacción para registrar el efectivo, los ingresos imponibles y los gastos deducibles que entran o salen de la empresa. Las empresas pueden utilizar programas informáticos de contabilidad o incluso simples tablas para llevar el manejo de libros por partida única.

● Contabilidad por el principio de devengo

Método de contabilidad en el que los ingresos y los gastos se registran a medida que se obtienen, independientemente de cuándo se reciba o se pague el dinero. Se excluye mutuamente con la contabilidad de caja o efectivo.

● Contador público certificado

Los contadores públicos certificados (CPA) son profesionales de la contabilidad certificados para practicar la contabilidad pública por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados.

● Costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos, comúnmente abreviado como COGS (o, en su caso, referido como costo de ventas o costo de servicio), es simplemente lo que cuesta producir productos o servicios, incluyendo los gastos directos de material o mano de obra. El costo de los bienes sólo incluye los gastos directamente relacionados con los productos y servicios. Por ejemplo, un negocio de velas incluiría en su COGS la cera, las mechas, el vidrio y los ingredientes. Los gastos generales, como los gastos de marketing, los bienes inmuebles, los servicios públicos, la depreciación de los activos, las tarifas de envío y otros gastos indirectos no cuentan en el COGS.

● Costo fijo

Un tipo de gasto, los costos fijos no cambian de un mes a otro. Los costos fijos incluyen cosas como las nóminas, el alquiler y los pagos de seguros.

● Costo variable

Gastos que cambian en función del nivel de producción de una empresa. Los costos variables suben cuando la producción aumenta y bajan cuando la producción disminuye. En contraste con el costo variable, el costo fijo se refiere a los gastos de una empresa que permanece igual, independientemente de la producción. Los costos fijos pueden incluir seguros, alquileres y pagos de intereses.

● Crédito

Los créditos son entradas contables que aumentan una cuenta de patrimonio o de pasivo, o que disminuyen una cuenta de gasto o de activo.

● Cuenta de pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias (también llamada cuenta de resultados o abreviada como “estado P&L”) incluye información vital sobre el flujo de efectivo, como los ingresos, los costos de los bienes vendidos y los gastos de operación durante un período determinado. También muestra los ingresos o pérdidas netas resultantes de ese periodo concreto.

● Cuentas por cobrar

Lo contrario de las cuentas por pagar; el dinero que los clientes deben a una empresa, por los bienes o servicios entregados. Las cuentas por cobrar se refieren al dinero que sus clientes deben por los bienes o servicios que le compraron en el pasado. Este dinero se registra normalmente como un activo en el balance; viven en la parte de “activos corrientes” en su balance o plan de cuentas.

● Cuentas por pagar

Dinero que una empresa debe a sus proveedores, vendedores o acreedores por bienes o servicios comprados a crédito; se considera una deuda a corto plazo. Las cuentas por pagar son un concepto crucial para cualquier empresa que opere con crédito: cada vez que una empresa compra a un proveedor a crédito, se realiza un asiento contable en las cuentas por pagar.

● Debito

Lo contrario de un crédito, los débitos aumentan las cuentas de gastos o activos o disminuyen las cuentas de capital o pasivos.

● Depreciación

El método contable de depreciación determina el valor decreciente de un activo tangible a lo largo de su vida útil.

● Devengos

Un ajuste de registro que reconoce los gastos e ingresos de la empresa antes de que se produzcan intercambios de dinero.

● Diversificación

La diversificación combina muchas inversiones y activos diferentes en una cartera, lo que permite a los particulares o a las empresas repartir el riesgo y protegerse de la ruina financiera si alguna inversión o activo falla.

● Dividendos

Ganancias de la empresa, o utilidades, que una empresa paga a sus accionistas como recompensa por su inversión en su capital.

● Entrada en el diario

Una transacción comercial registrada en el libro mayor de una empresa.

● Flujo de efectivo

El flujo de efectivo es la cantidad total de dinero que entra y sale de una empresa.

● Formación de entidades

La formación de entidades es el proceso de clasificar un negocio como una entidad como una LLC, una empresa unipersonal, una sociedad, S-Corp, o C-Corp.

● Ganancia bruta

El beneficio que obtienen las empresas tras restar los costos relacionados con la prestación de sus servicios o la fabricación y venta de sus productos.

● Ganancias retenidas

La cantidad de ingresos netos que le queda a una empresa después de pagar los dividendos a sus accionistas. La dirección de una empresa suele decidir si se queda con los beneficios o los reparte a los accionistas.

● Gastos

Los costos de conducir el negocio. Las empresas pueden deducir de sus impuestos algunos gastos elegibles.

● Gastos generales

Los costes continuos de la actividad empresarial distintos de los relacionados con la creación directa de un bien o servicio.

● Impuesto sobre las ventas

El impuesto sobre las ventas de las pequeñas empresas es un impuesto indirecto que se aplica a un producto en el punto de venta. Se incluye en el precio del producto.

● Ingresos

Los ingresos brutos que una empresa obtiene a través de las operaciones comerciales normales. Para calcular los ingresos por ventas, se multiplica el precio de venta por el número de unidades vendidas.

● Ingresos netos

La cantidad que gana un individuo o una empresa después de restar las deducciones y los impuestos de los ingresos brutos. Para calcular los ingresos netos de una empresa, hay que restar todos los gastos y costes de los ingresos.

● Inventario

Son los bienes y las materias primas que una empresa utiliza para fabricar los productos que vende. Aparece en el balance como un activo. El IRS permite varios métodos de costo de inventario en función del tipo de inventario (por ejemplo, FIFO o LIFO). Los contadores de pequeñas empresas sabrán qué método requiere el IRS para cada negocio específico. Utilizando el método adecuado, los contadores calcularán el costo del inventario y pondrán en marcha la fórmula del costo de los bienes vendidos.

● Libro Mayor

Los libros mayores incluyen registros de cuentas de débito y crédito. Las empresas utilizan la información de sus libros mayores para preparar informes financieros y comprender su rendimiento y salud financiera a lo largo del tiempo.

● Liquidez

La facilidad con la que un individuo o una empresa puede convertir un activo en efectivo por su valor total de mercado. El activo más líquido, el efectivo, puede convertirse fácil y rápidamente en otros activos.

● Manejo de libros contables de doble entrada o partida doble

En pocas palabras, la contabilidad por partida doble es un sistema de manejo de libros omnipresente que registra de dónde viene el dinero y a dónde va. El principio central de la contabilidad por partida doble es que, después de una transacción financiera, cada entrada realizada en una cuenta tiene su correspondiente entrada en una cuenta separada. De este modo se obtienen dos entradas, de ahí su nombre. Cuando se muestran uno al lado del otro en un libro de contabilidad, la entrada que aparece en el lado izquierdo se denomina entrada de débito, mientras que la entrada que aparece en el lado derecho se llama entrada de crédito.

● Margen bruto

Los ingresos netos por ventas de una empresa tras restar los costos de los bienes vendidos. Representa los ingresos que las empresas conservan como beneficio bruto. Un indicador de la salud financiera, los márgenes brutos más altos suelen significar que una empresa puede obtener más beneficios de sus ventas. Los márgenes brutos más bajos pueden significar que una empresa necesita reducir los costos de producción. La fórmula del margen bruto es “Margen bruto = Ventas netas – Costo de los bienes vendidos”.

● Nómina

Los departamentos de recursos humanos y de contabilidad suelen encargarse de las nóminas, es decir, de la remuneración total que una empresa paga a sus empleados durante un periodo de tiempo determinado.

● Pasivos

Un pasivo es cuando alguien debe dinero a otra persona. Los tipos de pasivos pueden incluir préstamos, hipotecas, cuentas por pagar y gastos acumulados.

● Periodo contable

Un periodo contable es un periodo del año fiscal o natural en el que los contadores realizan funciones como la recopilación y agregación de datos y la creación de estados financieros. Los estados financieros realizados durante estos periodos son importantes para atraer a posibles inversores o conseguir préstamos de los bancos.

● Plan de cuentas

Un índice de las cuentas financieras en el libro mayor de una empresa, un plan de cuentas proporciona una imagen de todas las transacciones financieras que una empresa ha realizado en un período contable específico.

● Principios contables generalmente aceptados

Los principios contables generalmente aceptados (GAAP) se refieren a un grupo de reglas contables importantes, normas y formas de presentar la información financiera. El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera establece los GAAP. Todas las empresas que cotizan en bolsa deben adherirse a los GAAP, según la Comisión de Valores y Bolsa (SEC). Aunque la ley no lo exige para las empresas que no cotizan en bolsa, el cumplimiento de los GAAP es fundamental para obtener una opinión favorable de los acreedores y prestamistas. La mayoría de los bancos e instituciones financieras exigen estados financieros conformes con los GAAP cuando emiten préstamos a empresas.

● Recibos

Avisos por escrito en los que se reconoce que una parte ha recibido algo de valor de otra. Un reconocimiento de propiedad, los recibos son la prueba de una transacción financiera.

● Retorno de la inversión (ROI)

La eficiencia de una inversión, incluyendo la cantidad de retorno de una inversión en relación con su coste. Los contadores también pueden utilizar el ROI para comparar la eficiencia de más de una inversión. Para calcular el ROI, hay que restar el costo de la inversión del valor actual de la misma y dividirlo por el costo de la inversión.

● Valor actual

La noción de que el dinero vale más hoy que en el futuro. Esto puede parecer confuso al principio, así que veamos un ejemplo: si usted tiene diez mil dólares hoy, puede invertir el dinero, ganar intereses y tener más de diez mil dólares en cinco años. El modelo de flujo de efectivo descontado tiene en cuenta esto, por lo que también puede ayudar a comparar diferentes oportunidades de inversión.

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To help you structure your accounting in a way that keeps the best financial tabs on your business and maintains your compliance with financial recording requirements, we’ve created this guide on accounting for construction. In this post, we will cover the special considerations contractors need to take into accounting, as well as which accounting method you should use. For example, contractors should use cash-basis accounting instead of the accrual method because it allows you to record revenue when payment is received, establishing a clearer view of current cash flow.

For more tips like this, we recommend reading the post from start to finish for a full overview of the basics of accounting for contractors. If you already have a general understanding of accounting or are interested in a specific aspect of accounting for contractors, use the links below to navigate to the section that best answers your question.

• Accounting Basics for Contractors
  • Why Is Accounting Important for Construction Contractors?
• General Accounting vs. Construction Accounting
  • • How Is Construction Accounting Different?
    • Job Costing?
  • Contractor Accounting Methods
    • Cash vs. Accrual Method
    • Percentage of Completion Method vs. Completed Contract Method
    • Following Accounting Standards: GAAP & ASC 606
• Should You Use Accounting Software or Hire a Professional?
  • How Can FinancePal Help You?
• Tax Deductions for Construction Businesses
• Your Construction Business’s Success Starts with Proper Accounting

Accounting Basics for Contractors

For contractors (as well as all other business owners), accurate financial tracking and reporting is essential to the success of your business. Whether you are new to owning a construction business or are finding flaws in your current accounting system, understanding the basics of accounting for construction can help you structure your finances in a way that helps you minimize your business’s financial challenges.

Proper accounting for construction also helps to ensure that you are pricing your services fairly (for both you and your clients), maintain the profitability of your business, and can accurately plan for the future.

When setting up accounting for your contractor accounting system, there are certain factors you will need to pay special attention to based on the unique needs of your construction business:

• How to account for revenue and expenses
• How to categorize costs for projects
• Which accounting system you need to use
• Whether you should use software or hire professional accounting help
• How to improve your tax strategy so you can lower your tax burden

Together, all of these factors will amount to better construction accounting that can strengthen your business’s financial health, both in the short-term and long-term.

Why Is Accounting Important for Construction Contractors?

Even the smallest mistakes in your bookkeeping and accounting could have long-lasting effects on the financial health of your business. For example, tracking costs incorrectly can lead to inaccurate estimates that cause you to lose money on projects.

Did you know that your accounting is more than just records you use to track costs and profits internally? From recording transactions as they happen and creating your financial statements for the period to filing your taxes, accurate accounting is critical. Complying with financial requirements is mandatory, and failing to do so could mean hefty fines or even seizure of your business.

As such, it is critical that you take the time to understand the nuances and best practices for accounting for construction.

However, before you can implement accounting processes, you first need to understand the differences between general accounting vs. construction accounting.

Let’s dive in…

General Accounting vs. Construction Accounting

It might seem like accounting is generally applied to all businesses the same way. However, each industry has distinct needs, including construction contractors. While many industries can apply general accounting to their business model, there are several adjustments necessary when it comes to accounting for construction. This is because there are little to no fixed costs—think mobile environments (working at job sites), unique projects, and the variations between types of contracts for different services and timelines.

How is Construction Accounting Different?

One of the primary differences between construction accounting and general accounting is that contractor businesses are structured around projects. Because of this, there is a lot of variability when it comes to both costs and income. As such, accounting for construction relies on the careful tracking of the expenses and profits of each project.

In addition to this variation from project-to-project, accounting for construction also needs to accommodate the long-term contracts (which can split up the collection of payments over several periods) and decentralized production (working across different job sites as opposed to a manufacturing plant).

Due to the highly customized work done by contractors, basic accounting principles must be re-evaluated and implemented in the correct way; these include:

• Sales: The diversity and long list of services that many contractors offer can make it especially complicated to track sales.
• Cost of Goods Sold: Instead of simply having a few categories that costs need to be assigned to, costs of goods sold for contractors include both direct and indirect costs, not to mention an exponential number of categories and subcategories.
• Overhead: Construction companies have a more difficult time classifying costs as overhead vs. cost of goods sold. This is because expenses that are connected directly to a project should be accounted for as cost of goods sold. A good example of this is accounting for the materials used on the job. Because they are attributed to the cost of goods sold, it often leads to underbidding on a project.
• Break Even: In general accounting, the break-even point is found by dividing fixed costs by gross profit margin. However, in accounting for construction, the process of finding the break-even point is much more complex.
  
• Job Costing: This is a tool used by contractors for accounting for construction because it allows them to break down the costs of each project and improve how they are bidding on projects to help ensure more consistent profitability.

When it comes to accounting for construction, these and other nuances need to be at the forefront of your practices to ensure that you are able to implement a system that helps instead of hinders your financial reporting and planning.

Job Costing

Job costing is used in addition to the general ledger to account for the costs on a per-project basis. Whereas the general ledger combines all business activities into an overview, job costing breaks down the costs of each individual project based on the various phases required. This information can then be used to:

• Categorize costs
• Structure how costs are recorded
• Provide accurate estimates to clients
• Establish budgets that aid in decision-making and financial planning
• Facilitate overhead allocation of common costs between projects

For contractor accounting, job costing serves as a tool to provide greater stability when it comes to evaluating expenses and profits, implementing pricing and purchases, and forecasting financial aspects of the business. As such, job costing is an essential aspect of accounting for construction businesses because it facilitates well-structured and accurate financial records.

Contractor Accounting Methods

Because of the nature of construction contracts, it can be difficult to know how to account for deposits and the eventual payments that you will receive once you complete the work you’re performing for a client.

Cash vs. Accrual Method

There are two traditional accounting methods that businesses can use to keep track of their income and expenses, cash-basis accounting and accrual-basis accounting:

Cash-Basis Accounting Method: Transactions are recorded when you pay for an expense and when you receive a payment for the service you have provided.

Accrual-Basis Accounting Method: Transactions are recorded at the time it is earned (when it is billed for).

Based just on that information, it may be difficult to determine which method you should use for your construction business. When it comes down to deciding between cash accounting vs. accrual accounting,

Cash-basis accounting is usually the recommended system for construction businesses. This way, transactions are only recorded when money changes hands. There are several reasons for this:

• By using cash-basis accounting, your books will match what is in your bank account, or at least they should. If they do not, then that should be an indicator that an error has been made when recording transactions for that period.
• This method also affects your taxes; by using cash accounting, you will pay taxes on income in the period that you receive it, instead of paying taxes on money that you don’t have yet. (If you need assistance with preparing your independent contractor taxes, we can help.)
• It is also a simpler accounting method to put into practice, especially for those who do not have previous finance or accounting experience. With the cash-basis accounting method, you do not need to track accounts payable or accounts receivable.

While the cash method is typically best-suited for contractor accounting, it is important to keep in mind that you will have to be more diligent about forecasting and long-term financial health when you use cash-basis accounting.

Percentage of Completion Method vs. Completed Contract Method

The percentage of completion method is a means of tracking revenue and expenses on a project and goes hand-in-hand with the cost-basis accounting method. Since construction contracts typically take place over long periods of time, payments may be made in periodic increments or at the time of completion on all work of the contract. In cases where payment is assured within that period, the percentage of completion method may be used to account for revenue and expenses.

The percentage of completion method is based on two factors:

• The total profit that will be earned from a contract
• The percentage of the project that has been completed at the time of recording

On the other hand, using the completed contract method means that you will only record revenue and expenses related to a project when it is complete. However, you may find that this method can result in a greater tax burden.

Following Accounting Standards: GAAP & ASC 606

Accounting standards, known as the Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), have been established to help businesses across all industries implement effective accounting systems that are designed to comply with IRS requirements. The organization that oversees these accounting standards is the Financial Accounting Standards Board (FASB).

As part of GAAP compliance, there is a relatively new set of standards that provides guidelines for reporting revenue earned from contract work. Known as ASC 606 Revenue from Contracts with Customers, these standards provide a framework for using the percentage completed method or the contract completed method.

However, if you are a small business with under $5 million in annual profits, you are able to use the cash-basis accounting method that is not held to strict compliance with these principles. It can be beneficial to understand them and apply them as you see fit to find the best method of reporting revenue for your contracting business.

Should You Use Accounting Software or Hire a Professional?

Accounting software is the modernized version of traditional bookkeeping and accounting. These systems have been developed to reduce the amount of time it takes to maintain your financial records by cutting out a lot of the frustrations that business owners face when doing their own accounting (figuring out how to categorize and record transactions, difficulty with correct calculations, and keeping track of information in one place).

There are many accounting software solutions available. Some are even customized for the construction industry—however, there is still room for error when using these programs. That’s because, at the end of the day, it’s on you to conduct your own accounting.

But what if you could have access to a streamlined, automated system and a team of financial professionals at any time? That’s where we come in.

How Can FinancePal Help You?

FinancePal is a comprehensive solution for small businesses who need help with financial management. Our services can be tailored to your needs, based on your industry and the unique position your business is in.

Our team of financial professionals—from accountants to tax experts—are ready to help you take your construction business to the next level with contractor accounting services that are structured to streamline your business’s financial records and reporting.

As a contractor, you understand the importance of working with a reliable team that has training and expertise in their field, that’s what you will find when working with FinancePal. And, our services can be tailored to your needs with a la carte or comprehensive financial management services. You’ll also benefit from:

• Flexible pricing plans
• Easy-to-read reports
• Automated transaction reporting
• Weekly and monthly financial statements
• An accessible online platform
• Accurate, up-to-date bookkeeping

Plus, our platform is easily integrated with other tools your business uses for seamless implementation. With our team of professionals on your side, you can enjoy the peace of mind that experienced eyes are monitoring, recording, and reporting your financials, so you can focus on managing projects and growing your business.

If you are interested in comprehensive services, in addition to accounting and bookkeeping, we also offer payroll help, business formation assistance, and tax consulting and preparation services.

Tax Deductions for Construction Businesses

To save money on your small business taxes, it is important to take advantage of any tax deductions that are available to you. For construction businesses, this can include:

• Gas mileage (track this accurately and keep records)
• Safety gear (uniforms, goggles, helmets, etc.)
• Tools and supplies (hammers, drills, saws, etc.)
• Equipment and heavy machinery (excavators, backhoe loaders, etc.)
• Construction union dues
• Advertising expenses (car wraps, online ads, etc.)
• Legal fees (from setting up your business to representation)
• Vehicle costs (purchasing fleet vehicles, maintenance, etc.)
• Insurance
• Training, conferences, and courses

Even after you submit your tax return, it’s important to hold onto your records that are relevant to these deductions in case of an audit.

If you’re unsure of which business costs you can write off, our tax experts can help. Compare tax prep costs for small businesses and find out why many small business owners choose FinancePal.

As an independent contractor, you should also familiarize yourself with the specific tax obligations you are held to by visiting IRS.gov.

Your Construction Business’s Success Starts with Proper Accounting

A successful construction business relies on proper accounting practices. Now that you have a better understanding of accounting principles as they apply to contractors, you are better equipped to make financial decisions for your business, including using FinancePal as a financial support system. Whether you just want help with your bookkeeping and accounting or want to take on comprehensive services so you can turn your focus elsewhere, you can feel confident that we serve your business’s best interests.

No matter how far you are in the weeds, our team is here to help with your bookkeeping catchup that will have your financial records in order in no time. We are here to empower you to run your business with accurate financial information that makes bidding on projects, operating your business with minimal losses, and earning a profit easier.

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Para ayudarle a estructurar su contabilidad de forma que lleve el mejor control financiero de su negocio y mantenga el cumplimiento de los requisitos de registro financiero, hemos creado esta guía sobre contabilidad para la construcción. En este artículo, cubriremos las consideraciones especiales que los contratistas deben tener en cuenta en la contabilidad, así como el método de contabilidad que debe utilizar. Por ejemplo, los contratistas deberían utilizar la contabilidad de efectivo o caja en lugar del método de devengo, ya que le permite registrar los ingresos cuando se recibe el pago, estableciendo una visión más clara del flujo de efectivo actual.

Para obtener más consejos como éste, le recomendamos que lea el post de principio a fin para de esa forma obtener una visión completa de los fundamentos de la contabilidad para contratistas. Si ya tiene una comprensión general de la contabilidad o está interesado en un aspecto específico de la contabilidad para contratistas, utilice los enlaces siguientes para navegar hasta la sección que mejor responda a su pregunta.

• Conceptos básicos de contabilidad para contratistas
  • ¿Por qué es importante la contabilidad para los contratistas de la construcción?
• Contabilidad general vs. Contabilidad en la construcción
  • • ¿En qué se diferencia la contabilidad en la construcción?
    • Costeo de trabajos
  • Métodos de Contabilidad para Contratistas
    • Método de caja vs. Método de devengo
    • Método del porcentaje de finalización vs. Método del contrato finalizado
    • Siguiendo los estándares de contabilidad: GAAP Y ASC 606
• ¿Debería utilizar un software de contabilidad o contratar a un profesional?
  • ¿Cómo puede ayudarle FinancePal?
• Deducciones fiscales para empresas de construcción

Conceptos básicos de contabilidad para contratistas

Para los contratistas (así como para todos los demás propietarios de negocios), el seguimiento y la presentación de informes financieros precisos son esenciales para el éxito de su negocio. Tanto si es la primera vez que tiene un negocio de construcción como si encuentra fallos en su sistema de contabilidad actual, entender los fundamentos de la contabilidad para la construcción puede ayudarle a estructurar sus finanzas de forma que le ayude a minimizar los retos financieros de su negocio.

Una contabilidad adecuada para la construcción también ayuda a garantizar que los precios de sus servicios sean justos (tanto para usted como para sus clientes), a mantener la rentabilidad de su negocio y a poder planificar con certeza el futuro.

• Cómo contabilizar los ingresos y los gastos.
• Cómo categorizar los costos para los proyectos.
• Qué sistema de contabilidad necesita utilizar.
• Si debe utilizar un software o contratar ayuda contable profesional.
• Cómo mejorar su estrategia fiscal para reducir su carga fiscal.

En conjunto, todos estos factores equivalen a una mejor contabilidad de la construcción que puede reforzar la salud financiera de su empresa, tanto a corto como a largo plazo.

¿Por qué es importante la contabilidad para los contratistas de la construcción?

Incluso los errores más pequeños en el manejo de libros y la contabilidad pueden tener efectos duraderos en la salud financiera de su empresa. Por ejemplo, un seguimiento incorrecto de los costos puede dar lugar a estimaciones inexactas que le hagan perder dinero en los proyectos.

¿Sabía que su contabilidad es algo más que los registros que utiliza para hacer un seguimiento interno de los costos y las ganancias? Desde el registro de las transacciones a medida que se producen y la creación de sus estados financieros para el período hasta la presentación de sus impuestos, una contabilidad precisa es fundamental. Cumplir con los requisitos financieros es obligatorio, y no hacerlo podría significar fuertes multas o incluso el embargo de su negocio.

Por ello, es fundamental que se tome el tiempo necesario para comprender los matices y las mejores prácticas de contabilidad para la construcción.

Sin embargo, antes de poner en marcha los procesos contables, hay que entender las diferencias entre la contabilidad general y la contabilidad en la construcción.

Adentrémonos…

Contabilidad general vs. Contabilidad en la construcción

Puede parecer que la contabilidad se aplica generalmente a todas las empresas de la misma manera. Sin embargo, cada industria tiene necesidades distintas, incluidos los contratistas de construcción. Mientras que muchos sectores pueden aplicar la contabilidad general a su modelo de negocio, hay varios ajustes necesarios cuando se trata de la contabilidad en la construcción. Esto se debe a que los costos fijos son escasos o inexistentes: piense en entornos móviles (trabajo en los sitios de obra), proyectos únicos y las variaciones entre los tipos de contratos para diferentes servicios y fechas límite.

¿En qué se diferencia la contabilidad en la construcción?

Una de las principales diferencias entre la contabilidad en la construcción y la contabilidad general es que las empresas contratistas se estructuran en torno a los proyectos. Por ello, existe una gran variabilidad en lo que respecta a los costos y los ingresos. Por ello, la contabilidad de la construcción se basa en el seguimiento minucioso de los gastos y beneficios de cada proyecto.

Además de esta variación de un proyecto a otro, la contabilidad de la construcción también debe tener en cuenta los contratos a largo plazo (que pueden dividir el cobro de los pagos en varios periodos) y la producción descentralizada (trabajar en diferentes lugares de trabajo a diferencia de una planta de fabricación).

Debido a la gran personalización del trabajo de los contratistas, hay que reevaluar los principios contables básicos y aplicarlos de forma correcta; entre ellos se incluyen:

• Las ventas: La diversidad y la larga lista de servicios que ofrecen muchos contratistas pueden hacer especialmente complicado el seguimiento de las ventas.
• Costo de los bienes vendidos: En lugar de tener simplemente unas pocas categorías a las que asignar los costos, los costos de los bienes vendidos para los contratistas incluyen tanto los costos directos como los indirectos, sin mencionar un número exponencial de categorías y subcategorías.
• Gastos generales: A las empresas de construcción les resulta más difícil clasificar los costos como gastos generales en comparación con el costo de los bienes vendidos. Esto se debe a que los gastos que están relacionados directamente con un proyecto deben contabilizarse como costo de los bienes vendidos. Un buen ejemplo de ello es la contabilización de los materiales utilizados en la obra. Como se atribuyen al costo de los bienes vendidos, a menudo se produce una subcotización en un proyecto.
• Equilibrio: En la contabilidad general, el punto de equilibrio se encuentra dividiendo los costos fijos por el margen de ganancia bruta. Sin embargo, en la contabilidad de la construcción, el proceso para encontrar el punto de equilibrio es mucho más complejo.
  
• Cálculo del costo de los trabajos: Se trata de una herramienta utilizada por los contratistas para la contabilidad de la construcción, ya que les permite desglosar los costos de cada proyecto y mejorar la forma en que están ofreciendo los proyectos para ayudar a garantizar una rentabilidad más consistente.

Cuando se trata de la contabilidad de la construcción, estos y otros detalles deben estar a la cabeza de sus prácticas para asegurarse de que es capaz de implementar un sistema que le ayude en lugar de dificultar sus informes financieros y su planificación.

Costeo de trabajos

El cálculo del costo de trabajos se utiliza como complemento del libro mayor para contabilizar los costos por proyecto. Mientras que el libro mayor combina todas las actividades empresariales en una visión general, el cálculo del costo del trabajo desglosa los costos de cada proyecto individual sobre la base de las varias fases requeridas. Esta información puede utilizarse para:

• Categorizar los costos.
• Estructurar cómo se registran los costos.
• Proporcionar estimaciones precisas a los clientes.
• Establecer presupuestos que ayuden a la toma de decisiones y a la planificación financiera.
• Facilitar la asignación de costos comunes entre proyectos.

Para la contabilidad de los contratistas, el cálculo del costo del trabajo sirve como herramienta para proporcionar una mayor estabilidad cuando se trata de evaluar los gastos y los beneficios, la aplicación de los precios y las compras, y la previsión de los aspectos financieros de la empresa. Como tal, el cálculo del costo del trabajo es un aspecto esencial de la contabilidad para las empresas de construcción, ya que facilita los registros financieros bien estructurados y precisos.

Métodos de Contabilidad para Contratistas

Debido a la naturaleza de los contratos de construcción, puede ser difícil saber cómo contabilizar los depósitos y los pagos eventuales que recibirá una vez que haya completado el trabajo que está realizando para un cliente.

Método de caja vs. Método de devengo

Existen dos métodos tradicionales de contabilidad que las empresas pueden utilizar para llevar el control de sus ingresos y gastos: la contabilidad de efectivo o caja y la contabilidad de devengo.

Método de contabilidad de caja: Las transacciones se registran cuando se paga un gasto y cuando se recibe un pago por el servicio prestado.

Método de contabilidad por devengo: Las transacciones se registran en el momento en que se gana (cuando se factura).

Basándose sólo en esta información, puede ser difícil determinar qué método debe utilizar para su empresa de construcción cuando se trata de decidir entre la contabilidad de caja y la contabilidad por devengo.

La contabilidad de efectivo suele ser el sistema recomendado para las empresas de construcción. De este modo, las transacciones sólo se registran cuando el dinero cambia de manos. Hay varias razones para ello:

• Al utilizar la contabilidad de efectivo, sus libros coincidirán con lo que hay en su cuenta bancaria, o al menos deberían hacerlo. Si no lo hacen, debería ser un indicador de que se ha cometido un error al registrar las transacciones de ese periodo.
• Este método también afecta a sus impuestos; al utilizar la contabilidad de caja, pagará impuestos sobre los ingresos en el periodo en que los reciba, en lugar de pagar impuestos sobre un dinero que aún no tiene. (Si usted necesita ayuda con la preparación de sus impuestos de contratista independiente, podemos ayudar).
• También es un método de contabilidad más sencillo de poner en práctica, especialmente para aquellos que no tienen experiencia previa en finanzas o contabilidad. Con el método de contabilidad de efectivo, no es necesario hacer un seguimiento de las cuentas por pagar o de las cuentas por cobrar.

Aunque el método de caja suele ser el más adecuado para la contabilidad de los contratistas, es importante tener en cuenta que tendrá que ser más riguroso con las previsiones y la salud financiera a largo plazo cuando utilice la contabilidad de efectivo.

Método del porcentaje de finalización vs. Método del contrato finalizado

El método del porcentaje de realización es un medio de seguimiento de los ingresos y gastos de un proyecto y va de la mano del método de contabilidad basado en los costos. Dado que los contratos de construcción suelen tener lugar durante largos periodos de tiempo, los pagos pueden realizarse en incrementos periódicos o en el momento de la finalización de todos los trabajos del contrato. En los casos en los que el pago está asegurado dentro de ese periodo, se puede utilizar el método del porcentaje de realización para contabilizar los ingresos y los gastos.

El método del porcentaje de realización se basa en dos factores:

• La ganancia total que se obtendrá de un contrato.
• El porcentaje del proyecto que se ha completado en el momento del registro.

Por otro lado, utilizar el método del contrato completo significa que sólo registrará los ingresos y gastos relacionados con un proyecto cuando éste se haya completado. Sin embargo, este método puede suponer una mayor carga fiscal.

Siguiendo los estándares de contabilidad: GAAP Y ASC 606

Los estándares de contabilidad, conocidos como los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), se han establecido para ayudar a las empresas de todos los sectores a implementar sistemas de contabilidad eficaces que estén diseñados para cumplir con los requisitos del IRS. La organización que supervisa estas normas de contabilidad es el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB).

Como parte del cumplimiento de los GAAP, hay un conjunto relativamente nuevo de normas que proporciona pautas para informar sobre los ingresos obtenidos por el trabajo de contrato. Conocida como como ASC 606 Ingresos por contratos con clientes, estas normas proporcionan un marco para utilizar el método de porcentaje completado o el método de contrato completado.

Sin embargo, si usted es una pequeña empresa con menos de $5 millones en ganancias anuales, puede utilizar el método de contabilidad de efectivo o caja que no se sujeta al cumplimiento estricto de estos principios. Puede ser beneficioso entenderlos y aplicarlos como se considere oportuno para encontrar el mejor método de declaración de ingresos para su negocio de contratación.

¿Debería utilizar un software de contabilidad o contratar a un profesional?

Los programas de contabilidad son la versión modernizada del manejo de libros y la contabilidad tradicional. Estos sistemas se han desarrollado para reducir la cantidad de tiempo que se tarda en mantener los registros financieros, eliminando muchas de las frustraciones a las que se enfrentan los propietarios de empresas cuando llevan su propia contabilidad (averiguando cómo categorizar y registrar las transacciones, la dificultad con los cálculos correctos y el seguimiento de la información en un solo lugar).

Hay muchas soluciones de software de contabilidad disponibles. Algunos incluso están adaptados al sector de la construcción, pero todavía existe un margen de error al utilizar estos programas. Eso es porque, al final del día, es usted quien debe llevar su propia contabilidad.

¿Pero qué pasaría si pudiera tener acceso a un sistema optimizado y automatizado y a un equipo de profesionales financieros en cualquier momento? Ahí es donde entramos nosotros.

¿Cómo puede ayudarle FinancePal?

FinancePal es una solución completa para las pequeñas empresas que necesitan ayuda en la gestión financiera. Nuestros servicios pueden adaptarse a sus necesidades, en función de su sector y de la posición única de su negocio.

Nuestro equipo de profesionales financieros, que va desde los contadores hasta los expertos en impuestos, están preparados para ayudarle a llevar su negocio de construcción al siguiente nivel con servicios de contabilidad para contratistas que están estructurados para agilizar los registros e informes financieros de su negocio.

Como contratista, usted entiende la importancia de trabajar con un equipo confiable que tenga capacitación y experiencia en su campo, eso es lo que encontrará al trabajar con FinancePal. Además, nuestros servicios pueden adaptarse a sus necesidades con servicios de gestión financiera a la carta o integrales. También se beneficiará de:

• Planes de precios flexibles.
• Informes fáciles de leer.
• Informes automatizados de transacciones.
• Estados financieros semanales y mensuales.
• Una plataforma en línea accesible.
• Un manejo de libros preciso y actualizado.

Además, nuestra plataforma se integra fácilmente con otras herramientas que utiliza su empresa para una implementación impecable. Con nuestro equipo de profesionales a su lado, podrá disfrutar de la tranquilidad de saber que unos ojos experimentados están supervisando, registrando e informando de sus finanzas, para que usted pueda enfocarse en la gestión de proyectos y en el crecimiento de su negocio.

Si le interesan los servicios integrales, además de la contabilidad y el manejo de libros, también ofrecemos ayuda con las nóminas, asistencia para la creación de empresas y servicios de asesoramiento y preparación de impuestos.

Deducciones fiscales para empresas de construcción

Para ahorrar dinero en los impuestos de su pequeña empresa, es importante aprovechar cualquier deducción fiscal que esté disponible. Para las empresas de construcción, esto puede incluir:

• Consumo de gasolina y kilometraje (lleve un seguimiento exacto y un registro).
• Equipo de seguridad (uniformes, gafas, cascos, etc.).
• Herramientas y suministros (martillos, taladros, sierras, etc.).
• Equipos y maquinaria pesada (excavadoras, retroexcavadoras, etc.).
• Cuotas del sindicato o la unión de construcción.
• Gastos de publicidad (rotulación de coches, anuncios online, etc.).
• Tarifas legales (desde la creación de la empresa hasta la representación).
• Gastos de vehículos (compra de vehículos de flota, mantenimiento, etc.).
• Seguros.
• Formación, conferencias y cursos.

Incluso después de presentar la declaración de la renta, es importante conservar los registros relativos a estas deducciones en caso de una auditoría.

Si no está seguro de qué costos empresariales puede deducir, nuestros expertos en impuestos pueden ayudarle. Compare los costos de preparación de impuestos para pequeñas empresas y descubra por qué muchos propietarios de pequeñas empresas eligen FinancePal.

Como contratista independiente, también debe familiarizarse con las obligaciones fiscales específicas que le corresponden visitando IRS.gov.

El éxito de su empresa de construcción comienza con una contabilidad apropiada

Una empresa de construcción exitosa depende de prácticas contables apropiadas. Ahora que conoce mejor los principios contables que se aplican a los contratistas, está mejor preparado para tomar decisiones financieras para su negocio, incluido el uso de FinancePal como sistema de apoyo financiero. Tanto si sólo desea ayuda con su manejo de libros y contabilidad o si quiere contratar servicios completos para poder dedicarse a otra cosa, puede estar seguro de que servimos a los mejores intereses de su negocio.

No importa lo lejos que tan perdido esté, nuestro equipo está aquí para ayudarle con su manejo de libros y a tener sus registros financieros en orden en poco tiempo. Estamos aquí para permitirle dirigir su negocio con información financiera precisa que facilita la presentación de ofertas para proyectos, la operación de su negocio con pérdidas mínimas y la obtención de ganancias.

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A bookkeeper is a key player in any business’s financial well-being. Bookkeepers are responsible for keeping track of and recording all of the transactions that impact your business. Sounds pretty handy, right?

They are. And, they’ll become more important to your business as it grows. While you might be able to handle minimal incoming and outgoing transactions during the start-up phase, it will become increasingly complex and time-consuming—making a bookkeeper essential.

Read our complete guide to get the answer to “what do bookkeepers do”, or if you have specific questions, you can jump through the article with these links:

What Is a Bookkeeper?

What Does a Bookkeeper Do?

What is the Difference Between a Bookkeeper and Accountant?

Does your Business Need a Bookkeeper?

How to Find a Good Bookkeeper

What Is a Bookkeeper?

According to the Bureau of Labor Statistics, bookkeepers are responsible for keeping track of accounts and recording all of a business’ transactions. Bookkeepers have been around for thousands of years and have become increasingly important as business operations, and the related transactions, have become more complex.

Today, bookkeepers often work off-site or as freelancers which can benefit your business when it comes to cost. If you think about it, it’s usually much more expensive to hire an individual employee to have on-site. And, with bookkeeping, in particular, it usually isn’t necessary.

Interested in more bookkeeping facts? Keep reading to learn more about what bookkeepers do and how they can help you make your business better.

What Does a Bookkeeper Do?

The duties and job functions of a bookkeeper include:

• Developing a business’ bookkeeping policies, procedures, and systems
• Managing cash flow
• Maintaining and balancing subsidiary accounts (accounts payable, accounts receivable, payroll expenses, etc.)
• Categorizing transactions correctly
• Preparing bank deposits
• Verifying receipts
• Delivering payments to the bank
• Creating financial statements including the balance sheet and income statement
• Preparing invoices
• Keeping track of overdue accounts
• Maintaining historical bookkeeping documentation
• Keeping business’s bookkeeping practices in compliance with federal, state, and local requirements

On a day-to-day basis, your bookkeeper will typically be responsible for recording the financial transactions of your business. When doing so, it’s important that they use double-entry bookkeeping, the recommended method of bookkeeping practices. This will help ensure that your financial records are as accurate as possible.

When trying to answer “what does a bookkeeper do”, you should know that not every bookkeeping service is exactly the same. Some providers will offer more services than others. Bookkeepers are also sometimes responsible for certain aspects of inventory, payroll, and taxes, which we’ll dive into further in the following sections

Can a Bookkeeper Manage Inventory?

Since bookkeepers keep track of sales and cost of goods sold, they are uniquely aware of certain aspects of your business’ inventory. As such, some bookkeepers offer inventory management as part of their services. In these cases, they can help you determine how much inventory is on hand, how much inventory is being sold, and whether there are any discrepancies. They can also make ordering recommendations.

Can a Bookkeeper Do Payroll?

While payroll is usually overseen by the human resources role, sometimes bookkeepers will handle payroll. In general, it depends on your bookkeeper. In some cases, they can help with everything from payroll-related forms and payments to processing payroll.

Can a Bookkeeper Do Tax Returns?

While a bookkeeper does not necessarily do your business tax returns for you, they can be instrumental in the process. Your bookkeeper or accountant will work with your tax preparer to ensure that all the information about your business’ finances is accurate. When it comes to filing your small business taxes, accurate reporting is essential to remain in compliance with the IRS and avoid hefty fines that can be harmful to your business’ financial stability.

Since they’re particularly familiar with your books, they’ll also be able to help you take advantage of any and all deductions you might qualify for, including:

• 20% of qualified business income (only available to businesses structured as a sole proprietorship, partnership, or an S corporation)
• Business operation costs (small businesses of all structures can claim)
• A portion of meals, entertainment, and gifts (small businesses of all structures can claim)

It’s important to keep in mind that the IRS has strict requirements for writing off certain business expenses as well as reporting sales and use taxes. Fortunately, your tax preparer and bookkeeper or accountant should be aware of these. What’s better is that their assistance can also often save you money on small business tax preparation.

Instead of putting trust in an individual bookkeeper or hiring a costly large firm, your small business can take advantage of the broad spectrum of services offered by FinancePal. In addition to bookkeeping, FinancePal provides small business payroll and tax services that are tailored to your needs and easily accessible online. We’ve worked with businesses large and small to streamline their bookkeeping and help them thrive.

What Skills Should a Bookkeeper Have?

To perform their unique job duties, bookkeepers must have the following skillset:

• Proficiency with numbers
• Good organization
• Attention to detail
• Data entry abilities
• Knowledge of computer programs
• Good communication skills

If you’re thinking about hiring a bookkeeper for your business, you should consider these qualities when evaluating prospective providers. With FinancePal’s bookkeeping services, you’ll have top financial experts equipped with leading technology handling your books.

What is the Difference Between a Bookkeeper and Accountant?

When you search for “what do bookkeepers do”, you’ve likely come across many articles that mention both bookkeepers and accountants—that can get kind of confusing. While the two are related because they both play an important part in the accounting cycle and your business’ overall financial well-being, these two positions have very different functions. Let’s break down the key differences between what a bookkeeper does and what an accountant does.

• A bookkeeper is involved in the record-keeping of your financial transactions. An accountant evaluates the financial documentation and makes recommendations based on the position of your business.
• While bookkeepers are focused on the day-to-day financial details of your business, accountants are focused on the big picture.
• The bookkeeper’s role is more of an administrative position, whereas the accountant acts as a resource and advisor.
• Your bookkeeper will typically need to be in touch with you on a regular basis in order to get ahold of receipts or to discuss budgetary issues. On the other hand, your accountant will usually only need to speak with you on a periodic basis to discuss your business’ financial position.
• As far as their education goes, bookkeepers are not required to have any formal training, but it’s common for them to hold a business degree. However, accountants usually have a degree in accounting or finance and additional certifications.
• While accountants can sometimes fulfill bookkeeping duties, bookkeepers cannot take on the role of accountants.

As you can see, accounting and bookkeeping are different, so these terms shouldn’t be used interchangeably. However, these two roles are intertwined and typically work together to keep your business’ finances in order.

Does your Business Need a Bookkeeper?

When it comes down to it, you might be on the fence as to whether your business really needs its own bookkeeper. However, there are several key benefits to having one, including:

• Access to the best bookkeeping tools
• Assistance from a knowledgeable professional who is well-versed in the nuances of business finances
• Reduction in financial errors
• Highly accurate books
• Timely bill pay and collections
• Real-time budgeting to maintain healthy cash flow

While it might seem like an extra expense you can’t really afford, hiring a bookkeeper doesn’t have to strain your budget. In fact, it can save you a lot in costly errors, the time you could be performing other pressing tasks, and headaches. As the owner of your business, your time is invaluable.

Think about it, learning how to record financial transactions, balance your books, and generate financial documents is a lot of work. Especially if you don’t have a financial background. On top of that, you’ll also be burning through your already limited time if you have to go back and correct a bunch of errors because you were less experienced when you started doing your own books.

So, instead of trying to figure out, “how does bookkeeping work”, you can hire a bookkeeper to handle the entire process. Doing so can make it easier to focus on the aspects of your business better-suited to your skillset, and in the end, significantly reduce your stress. Because let’s be honest, no matter how much help you have, being a small business owner is a demanding gig.

In addition to hiring a bookkeeper, it’s recommended that you also hire an accountant to ensure that your finances are handled correctly. Or, you can find a provider that offers comprehensive financial services for small businesses, like FinancePal.

How to Find a Good Bookkeeper

Now that we’ve answered your primary questions, “what does a bookkeeper do” and “does your business need a bookkeeper”, let’s discuss how to find a good bookkeeper that you can rely on.

1. Use the resources available to you whether that be popular job boards or a referral from another business owner.
2. Verify references or look for reviews. You want to know that they are professional and trustworthy.
3. Look into the specifics of their services. Ensure that they comply with bookkeeping best practices. You may also want to find out what kind of technology they use; it should be accessible to you and user-friendly.
4. Ensure that they have relevant education and experience. You want someone who understands the intricacies of small business finances and bookkeeping.

Besides simply reviewing their LinkedIn or website, you could also find out more about how they operate their bookkeeping services during the interview process.

Potential Interview Questions

Whether you’re holding formal interviews, or simply speaking with prospective providers over the phone to clarify a few points about their services, there are certain questions that can help you get the information you need to make a sound decision. Consider asking them the following:

• How many years have you been performing bookkeeping services?
• What is your educational background?
• Have you received any certificates or pursued continuing education opportunities?
• Are you a member of any professional organizations, like the National Association of Certified Public Bookkeepers (NACPB) or the American Institute of Professional Bookkeepers (AIPB)?
• How do you remain informed about the latest bookkeeping best practices?
• Approximately how many clients do you (or your team) handle at the moment?
• How much time do you think you will be able to allocate to the needs of my business?
• What types of businesses have you worked with previously?
• Are you familiar with the industry my business operates in?
• What type of bookkeeping tools or software do you use to assist with your tasks?
• Are you comfortable reaching out to our clients and employees to retrieve invoices or necessary documentation?
• Why do you think you (or your firm) are a good fit for my business’ needs?

Keep your business’ unique needs in mind when looking for a bookkeeper to find the right fit.

Factors to Consider When Hiring a Bookkeeper

But first, there are few factors you should consider when selecting a bookkeeper:

• What is your budget for a bookkeeper?
• Do you want a bookkeeper who’s an actual employee or an independent provider?
• Would you prefer a single consultant or a team to handle your bookkeeping?
• Is having your bookkeeper local a priority?
• Do you want to hire both a bookkeeper and an accountant, or would you prefer a single full-service solution?
• Will you need a bookkeeper who can help with payroll?
• Do you need a bookkeeper experienced in your particular industry?

At the end of the day, you should also consider whether the consultant or team is easy to collaborate with. Since you’ll need to communicate with them on a fairly regular basis, you don’t want it to be a strained relationship. Additionally, it’s important that you feel that you can trust them with your business’ sensitive financial information.

If you’re looking for a bookkeeper, don’t settle for subpar services, it could end up hurting your business. Instead, try FinancePal’s small business bookkeeping services. With us, you’ll enjoy the peace of mind that your books are balanced, your financial reporting is accurate, and you’re provided with the utmost transparency—you’ll always have real-time access to your financial information online.

How much does a bookkeeper charge per hour?

Typically, there are several factors that will determine how much bookkeeping services will cost, including:

• The extent of work you require from them (usually based on hours)
• Which specific services they perform (standard bookkeeping or additional services as well—like payroll)
• Whether they are full-time or part-time
• Their experience and skillset
• Where you’re located (sometimes in big cities, professionals charge higher rates for their services due to the expense of renting offices and other factors)

As such, the cost of bookkeeping services can vary widely. For instance, bookkeeping rates are about $20 an hour in the U.S. If you require accounting services as well, you could be looking at rates of $150 per hour or more. That can add up if you require a lot of help. Remember that while you don’t want to allocate an unnecessary portion of your budget to hiring a bookkeeper, you should be willing to pay for quality because your finances are so important to your business.

FinancePal offers flexible plans starting at $99 per month, that are designed to fit the needs of small businesses and are easily scalable as you grow. We can also create a fully customized plan that is tailored to your preferences. Plus, we offer a free one-month free trial of our services, so there’s virtually no risk!

Why Choose FinancePal for Your Small Business Bookkeeping?

There are endless options for hiring bookkeepers, but you won’t get the same value that you would with our services. Even our most basic plan includes:

• A dedicated team
• Cloud storage and our easy-to-use mobile app
• Monthly reconciliations and financial statements
• Tax planning and consulting
• Multiple bank and credit card accounts

While our Basic Plan is perfect for start-ups, our more comprehensive plans are well suited for businesses that are expanding. When you upgrade to our Plus or Custom Plan, you also get access to payroll processing, tax return filing, and audit defense—all at a reasonable cost that can actually save your business time and money.

So, what are you waiting for? Now that you have the answer to “what does a bookkeeper do”, “how much do bookkeepers cost”, and “why are bookkeepers important to your business”, you’re ready to make an educated decision about your finances. Empower your small business with the best bookkeeping services so you can focus on your success. Find out more about our services by speaking with one of our experts today!

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Un contador especializado en libros contables es una pieza clave en el bienestar financiero de cualquier empresa. Los contadores especializados en libros contables se encargan de controlar y registrar todas las transacciones que afectan a su negocio. Suena bastante práctico, ¿verdad?

Lo son. Y serán cada vez más importantes para su empresa a medida que ésta crezca. Si bien es posible que pueda manejar un mínimo de transacciones de entrada y salida durante la fase de inicio, cada vez será más complejo y requerirá más tiempo, por lo que es esencial contar con un contador especializado en libros contables.

Lea nuestra guía completa para obtener la respuesta a “qué hacen los contadores especializados en libros contables”, o si tiene preguntas específicas, puede consultar el artículo con estos enlaces:

¿Qué es un contador especializado en libros contables?

¿Qué hace un contador especializado en libros contables?

¿Cuál es la diferencia entre un contador especializado en libros contables y un contador?

¿Necesita su empresa un contador especializado en libros contables?

Cómo encontrar un buen contador especializado en libros contables

¿Qué es un contador especializado en libros contables?

Según la Oficina de Estadísticas Laborales, los contadores especializados en libros contables son responsables de llevar la contabilidad y registrar todas las transacciones de una empresa. Los contadores especializados en libros contables han existido desde hace miles de años y su importancia ha aumentado a medida que las operaciones comerciales, y las transacciones relacionadas se han vuelto más complejas.

Hoy en día, los contadores especializados en libros contables suelen trabajar fuera de la empresa o como freelance, lo que puede beneficiar a su negocio en lo que respecta a los costos. Si lo piensa, usualmente es mucho más caro contratar a un empleado individual para tenerlo en un sitio. Y, con el manejo de libros, en particular, no suele ser necesario.

¿Le interesan más datos sobre el manejo de libros contables? Siga leyendo para saber más sobre lo que hacen los contadores especializados en libros contables y cómo pueden ayudarle a mejorar su negocio.

¿Qué hace un contador especializado en libros contables?

Las tareas y funciones de un contador especializado en libros contables incluyen:

• Desarrollo de políticas, procedimientos y sistemas de manejo de libros de una empresa.
• Gestionar el flujo de efectivo.
• Mantener y equilibrar las cuentas subsidiarias (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, gastos de nómina, etc.).
• Categorizar correctamente las transacciones.
• Preparar los depósitos bancarios.
• Verificar los recibos.
• Entregar los pagos al banco.
• Crear estados financieros, incluyendo el balance y la cuenta de resultados.
Preparar las facturas.
• Llevar el control de las cuentas atrasadas.
• Mantener la documentación histórica de manejo de libros.
• Mantener las prácticas de manejo de libros de la empresa en cumplimiento con los requisitos federales, estatales y locales.

En el día a día, su contador especializado en libros contables será el responsable de registrar las transacciones financieras de su empresa. Al hacerlo, es importante que utilice el manejo de libros por partida o entrada doble, el método recomendado para las prácticas de contabilidad. Esto ayudará a garantizar que sus registros financieros sean lo más precisos posible.

Cuando intente responder a la pregunta “¿qué hace un contador especializado en libros contables?”, debe saber que no todos los servicios de contabilidad son exactamente iguales. Algunos proveedores ofrecerán más servicios que otros. Los contadores especializados en libros contables también se encargan a veces de ciertos aspectos del inventario, las nóminas y los impuestos, en los que profundizaremos en las siguientes secciones:

¿Puede un contador especializado en libros contables gestionar el inventario?

Ya que los contadores especializados en libros contables llevan la cuenta de las ventas y el costo de las mercancías vendidas, son los únicos que conocen ciertos aspectos del inventario de su empresa. Por ello, algunos contadores especializados en libros contables ofrecen la gestión del inventario como parte de sus servicios. En estos casos, pueden ayudarle a determinar cuánto inventario tiene a mano, cuánto inventario se está vendiendo y si hay discrepancias. También pueden hacer recomendaciones de pedidos.

¿Puede un contador especializado en libros contables hacer la nómina?

Aunque las nóminas suelen ser supervisadas por la función de recursos humanos, a veces los contadores especializados en libros contables se encargan de ellas. En general, depende de su contador especializado en libros contables. En algunos casos, pueden ayudar con todo, desde los formularios y pagos relacionados con las nóminas hasta el procesamiento de las mismas.

¿Puede un contador especializado en libros contables hacer una declaración de impuestos?

Aunque un contador especializado en libros contables no necesariamente hace las declaraciones de impuestos de su empresa por usted, puede ser fundamental en el proceso. Su contador especializado en libros contables trabajará con su preparador de impuestos para asegurarse de que toda la información sobre las finanzas de su negocio sea precisa. Cuando se trata de presentar los impuestos de su pequeña empresa, la información precisa es esencial para estar en cumplimiento con el IRS y evitar fuertes multas que pueden ser perjudiciales para la estabilidad financiera de su negocio.

Ya que están especialmente familiarizados con sus libros, también podrán ayudarle a aprovechar todas las deducciones para las que pueda calificarincluyendo:

• 20% de los ingresos empresariales cualificados (sólo está disponible para las empresas estructuradas como empresa individual, sociedad colectiva o sociedad anónima/corporación S.).
• Gastos operativos de la empresa (las pequeñas empresas de todas las estructuras pueden reclamarlos).
• Una porción de las comidas, el entretenimiento y los regalos (las pequeñas empresas de todas las estructuras pueden reclamarlos).

Es importante tener en cuenta que el IRS tiene requisitos estrictos para la deducción de ciertos gastos de la empresa así como para la declaración de impuestos sobre las ventas y el uso. Afortunadamente, su preparador de impuestos y su contador especializado en libros contables deben conocerlos. Lo mejor es que su ayuda también puede ahorrarle dinero en la preparación de los impuestos de la pequeña empresa.

En lugar de confiar en un contador especializado en libros contables o contratar a una costosa empresa de gran tamaño, su pequeña empresa puede aprovechar la amplia gama de servicios que ofrece FinancePal. Además del manejo de libros, FinancePal ofrece servicios de nóminas e impuestos para pequeñas empresas que se adaptan a sus necesidades y son fácilmente accesibles en línea. Hemos trabajado con empresas grandes y pequeñas para agilizar su manejo de libros y ayudarles a prosperar.

¿Qué habilidades debe tener un contador especializado en libros contables?

Para desempeñar sus funciones únicas, los contadores especializados en libros contables deben tener el siguiente conjunto de habilidades:

• Dominio de los números.
• Buena organización.
• Atención al detalle.
• Capacidad para introducir datos.
• Conocimiento de programas informáticos.
• Buenas habilidades de comunicación.

Si está pensando en contratar a un contador especializado en libros contables para su empresa, debería tener en cuenta estas cualidades a la hora de evaluar a los posibles proveedores. Con los servicios de contabilidad de FinancePal, dispondrá de los mejores expertos financieros equipados con la tecnología más avanzada para manejar sus libros contables.

¿Cuál es la diferencia entre un contador especializado en libros contables y un contador?

Cuando busque “qué hacen los contadores”, es probable que se encuentre con muchos artículos que mencionan tanto a los contadores especializados en libros como a los contadores, lo que puede resultar algo confuso. Aunque los dos están relacionados porque ambos desempeñan un papel importante en el ciclo contable y en el bienestar financiero general de su empresa, estos dos puestos tienen funciones muy diferentes. Vamos a desglosar las diferencias clave entre lo que hace un contador especializado en libros contables y lo que hace un contador..

• Un contador especializado en libros contables se encarga de registrar sus transacciones financieras. Un contador evalúa la documentación financiera y hace recomendaciones basadas en la situación de su empresa.
• Mientras que los contadores especializados en libros contables se centran en los detalles financieros del día a día de su empresa, los contadores se centran en el panorama general.
• El papel del contador especializado en libros contables es más bien de carácter administrativo, mientras que los contadores actúan como recursos y asesores.
• Su contador especializado en libros contables normalmente tendrá que ponerse en contacto con usted de forma regular para obtener recibos o discutir cuestiones presupuestarias. En cambio, los contadores sólo tendrán que hablar con usted periódicamente para discutir la situación financiera de su empresa.
• En cuanto a su formación, los contadores especializados en libros contables no están obligados a tener ningún tipo de formación formal, pero es habitual que tengan una licenciatura en cuestiones empresariales. Sin embargo, los contadores suelen tener una licenciatura en contabilidad o finanzas y certificaciones adicionales.
• Mientras que los contadores a veces pueden realizar tareas de manejo de libros, los contadores especializados en libros contables no pueden asumir el papel de contadores.

Como puede ver, la contabilidad y el manejo de libros son diferentes, por lo que estos términos no deberían usarse de forma intercambiable. Sin embargo, estas dos funciones están entrelazadas y suelen trabajar juntas para mantener las finanzas de su empresa en orden.

¿Necesita su empresa un contador especializado en libros contables?

A la hora de la verdad, es posible que no esté seguro de si su empresa necesita realmente un contador especializado en libros contables. Sin embargo, hay varios beneficios clave de tener uno, incluyendo:

• Acceso a las mejores herramientas de manejo de libros contables.
• Asistencia de un profesional experto que conoce bien los aspectos de las finanzas de la empresa.
• Reducción de errores financieros.
• Libros altamente precisos.
• Pagos y cobros de facturas puntuales.
• Presupuestos en tiempo real para mantener un flujo de efectivo saludable.

Aunque pueda parecer un gasto extra que no se puede permitir, contratar a un contador especializado en libros contables no tiene por qué suponer una carga para tu presupuesto. De hecho, puede ahorrarle muchos errores costosos, el tiempo que podría dedicar a otras tareas urgentes y dolores de cabeza. Como propietario de su negocio, su tiempo es invaluable.

Piénselo, aprender a registrar las transacciones financieras, cuadrar sus libros y generar documentos financieros es mucho trabajo. Especialmente si no tiene conocimientos financieros. Además, también estará consumiendo su ya de por sí limitado tiempo si tiene que regresar y corregir un montón de errores porque tenía menos experiencia cuando empezó a llevar sus propios libros.

Así que, en lugar de intentar averiguar “cómo funciona el manejo de libros”, puede contratar a un contador especializado en libros contables para que se encargue de todo el proceso. De este modo, le resultará más fácil centrarse en los aspectos de su negocio que mejor se adaptan a sus habilidades y, al final, reducirá significativamente su estrés. Porque, seamos sinceros, por mucha ayuda que se tenga, ser propietario de una pequeña empresa es un trabajo exigente.

Además de contratar a un contador especializado en libros contables, se recomienda que también contrate a un contador para asegurarse de que sus finanzas se manejan correctamente. O puede encontrar un proveedor que ofrezca servicios financieros completos para pequeñas empresas, como FinancePal.

Cómo encontrar un buen contador especializado en libros contables

Ahora que hemos respondido a sus preguntas principales, “¿qué hace un contador especializado en libros contables?” y “¿necesita su empresa un contador especializado en libros contables?”, vamos a hablar de cómo encontrar un buen contador en el que pueda confiar.

1. Utilice los recursos que tiene a su disposición, ya sean los portales de empleo más populares o una recomendación de otro empresario.
2. Verifique las referencias o busque reseñas. Usted querrá saber que son profesionales y dignos de confianza.
3. Investigue los detalles de sus servicios. Asegúrese de que cumplen con las mejores prácticas de manejo de libros. También puede averiguar qué tipo de tecnología utilizan; debe ser accesible para usted y fácil de usar.
4. Asegúrese de que tienen la formación y la experiencia relevantes. Querrá a alguien que entienda los pormenores de las finanzas y el manejo de libros de las pequeñas empresas.

Además de simplemente revisar su LinkedIn o su sitio web, también podría averiguar más sobre cómo operan sus servicios de manejo de libros durante el proceso de entrevista.

Preguntas potenciales de la entrevista

Ya sea que tenga entrevistas formales o simplemente hable con los posibles proveedores por teléfono para aclarar algunos puntos sobre sus servicios, hay ciertas preguntas que pueden ayudarle a obtener la información que necesita para tomar una decisión sensata. Considere la posibilidad de preguntarles lo siguiente:

• ¿Cuántos años lleva realizando servicios de manejo de libros?
• ¿Cuál es su formación educativa?
• ¿Ha recibido algún certificado o ha realizado cursos de educación continua?
• ¿Es miembro de alguna organización profesional, como la National Association of Certified Public Bookkeepers (NACPB) o el American Institute of Professional Bookkeepers (AIPB)?
• ¿Cómo se mantiene informado sobre las últimas prácticas de manejo de libros contables?
• ¿Aproximadamente cuántos clientes maneja usted (o su equipo) en este momento?
• ¿Cuánto tiempo cree que podrá dedicar a las necesidades de mi negocio?
• ¿Con qué tipo de empresas ha trabajado anteriormente?
• ¿Conoce la industria en la que opera mi empresa?
• ¿Qué tipo de herramientas de manejo de libros o programas informáticos utiliza para ayudar en sus tareas?
• ¿Se siente cómodo contactando con nuestros clientes y empleados para recuperar las facturas o la documentación necesaria?
• ¿Por qué cree que usted (o su empresa) es una buena opción para las necesidades de mi empresa?

Tenga en mente las necesidades únicas de su negocio cuando busque un contador especializado en libros contables para encontrar el adecuado.

Factores a considerar al contratar un contador especializado en libros contables

Pero primero, hay algunos factores que debe tener en cuenta al seleccionar un contador especializado en libros contables:

• ¿Cuál es su presupuesto para un contador especializado en libros contables?
• ¿Quiere un contador especializado en libros contables o un proveedor independiente?
• ¿Prefiere que un solo asesor o un equipo se encargue del manejo de libros contables?
• ¿Es prioritario contar con contadores especializados en libros contables locales?
• ¿Desea contratar tanto a un contador especializado en libros contables como a un contador, o prefiere una solución única de servicio completo?
• ¿Necesita un contador especializado en libros contables que le ayude con las nóminas?
• ¿Necesita un contable con experiencia en su industria en particular?

Al final del día, también debe considerar si es fácil colaborar con el consultor o el equipo. Dado que tendrá que comunicarse con ellos con bastante regularidad, no querrá que la relación sea tensa. Además, es importante que sienta que puede confiarles la información financiera sensible de su empresa.

Si está buscando un contador especializado en libros contables, no se conforme con servicios de baja calidad, ya que podría acabar perjudicando a su negocio. En su lugar, pruebe los servicios de manejo de libros contables para pequeñas empresas de FinancePal. Con nosotros, disfrutará de la tranquilidad de saber que sus libros están equilibrados, que sus informes financieros son precisos y que se le proporciona la máxima transparencia: siempre tendrá acceso en tiempo real a su información financiera en línea.

¿Cuánto cobra un contador especializado en libros contables por hora?

Normalmente, hay varios factores que determinan cuánto costarán los servicios de manejo de libros, incluyendo:

• El grado de trabajo que requiere de ellos (usualmente basado en horas).
• Los servicios específicos que desempeñan (manejo de libros estándar o servicios adicionales, como las nóminas).
• Si están a tiempo completo o medio tiempo.
• Su experiencia y set de habilidades.
• Dónde se encuentra localizado usted (a veces, en las grandes ciudades, los profesionales cobran tarifas más altas por sus servicios debido a los gastos de renta de oficinas y otros factores).

Por ello, el costo de los servicios de manejo de libros puede variar ampliamente. Por ejemplo, las tarifas de los servicios de manejo de libros son de unos $20 por hora en EE.UU. Si necesita también servicios de contabilidad, podría estar buscando tarifas de $150 por hora o más. Esto puede suponer una gran cantidad de dinero si necesita mucha ayuda. Recuerde que, aunque no quiera destinar una porción innecesaria de su presupuesto a la contratación de un contador especializado en libros contables, debe estar dispuesto a pagar por la calidad, ya que sus finanzas son muy importantes para su negocio.

FinancePal ofrece planes flexibles a partir de $99 por mes, que están diseñados para adaptarse a las necesidades de las pequeñas empresas y son fácilmente escalables a medida que usted crece. También podemos crear un plan totalmente personalizado que se adapte a sus preferencias. Además, ofrecemos un mes de prueba gratuita de nuestros servicios, por lo que prácticamente no hay riesgo.